Hoe maak je snel in vier stappen een goede personeelsplanning?
Het belang van personeelsplanning
Personeelsplanning is meer dan het toewijzen van taken aan medewerkers, het is een strategisch proces dat invloed heeft op de productiviteit, kostenbeheersing en de tevredenheid van medewerkers. Een goede planning zorgt ervoor dat de juiste mensen op het juiste moment en de juiste plaats zijn, wat leidt tot een efficiëntere bedrijfsvoering.
- Efficiëntie en productiviteit: Door medewerkers in te zetten op basis van hun vaardigheden en beschikbaarheid, wordt de productiviteit verhoogd. Dit voorkomt overbezetting en onderbezetting, waardoor taken tijdig en effectief worden uitgevoerd.
- Kostenbeheersing: Een goede personeelsplanning helpt bij het beheren van loonkosten door overuren en onnodige inzet van personeel te verminderen. Dit draagt bij aan een beter financieel beheer en verhoogde winstgevendheid.
- Medewerkerstevredenheid: Door een duidelijke en voorspelbare planning weten medewerkers waar ze aan toe zijn. Dit vermindert stress en verhoogt de tevredenheid en loyaliteit, wat weer leidt tot een lager verloop en een hogere motivatie. Hierdoor blijven medewerkers betrokken.
De uitdagingen van personeelsplanning
Het maken van de personeelsplanning wordt vaak overgelaten aan een planner die een totaaloverzicht houdt van alle medewerkers en activiteiten waar de medewerkers op ingezet moeten worden. Het is een ware puzzel die veel tijd kost. Niet alleen is het vaak moeilijk om het werk op een juiste manier verdeeld te krijgen, maar vervolgens moeten ook alle medewerkers op de hoogte gebracht worden van hun opdracht.
De planningscirkel
Om de complexiteit van de personeelsplanning te beheersen, is een gestructureerde aanpak essentieel. ONDURO heeft hiervoor de planningscirkel ontwikkeld. Hierin zie je stapsgewijs welke acties elkaar opvolgen om tot een geschikte personeelsplanning te komen.
STAP 1: Wat is de opdracht die ingepland moet worden?
Meestal begint het met “Wat” gerealiseerd moet worden. Wat er dient te gebeuren, bepaalt namelijk welke kennis en vaardigheden iemand nodig heeft die ingepland moet worden. Niet iedereen is namelijk overal voor inzetbaar.
Een opdracht die uitgevoerd moet worden, kan inspanning- of aanwezigheid gedreven zijn.
- Inspanning gedreven vraag: Hierbij moet de medewerker daadwerkelijk iets doen en gaat het om het resultaat die iemand levert. Een voorbeeld is een metselaar die een muur moet metselen.
- Aanwezigheid gedreven vraag: Hierbij gaat het erom dat er iemand aanwezig is, waarbij de handeling die wordt uitgevoerd ondergeschikt is. Een voorbeeld hiervan is een beveiliger die rond moet lopen.
STAP 2: Wanneer moet de opdracht uitgevoerd worden?
Een opdracht kent meestal ook een tijdsfactor. Zeker bij aanwezigheidsvraagstukken moet de medewerker voor een bepaalde periode op een vast moment aanwezig zijn om de opdracht te vervullen. Dit maakt de flexibiliteit lager en daarmee de planning moeilijker. Je kunt immers niet een medewerker de ene winkel van 9-12 uur laten openen en de tweede van 13-18 uur.
Veel bedrijven die met personeelsplanningen werken, hebben te maken met vaste werktijden, waardoor veel verschillende mensen beschikbaar moeten zijn op bepaalde piekmomenten. Denk bijvoorbeeld aan de naschoolse opvang, waar mensen werken van 15-19 uur, terwijl er overdag juist weinig werk is.
STAP 3: Waar moet de opdracht uitgevoerd worden?
Het derde punt van de opdracht is de locatie waar het werk uitgevoerd moet worden. Veel dienstverleners werken op verschillende locaties en dit zijn tijdelijke opdrachten. Dit wil je natuurlijk meenemen in de planning. Want hierdoor kun je reistijd en reisafstand voor medewerkers beperken waarmee je hoge reiskosten voorkomt.
Met deze drie stappen hebben we de vraagkant gedefinieerd en kan de match gemaakt worden met de beschikbare medewerkers.
STAP 4: Wie kan het uitvoeren?
Op basis van de competenties, beschikbaarheid en woonplaats van de medewerkers kan een selectie gemaakt worden van medewerkers die voor de opdracht in aanmerking komen. Om uiteindelijk de definitieve keuze te maken, zijn er nog sub-prioriteiten te bedenken. Enkele hiervan zijn:
- Ervaring van de medewerker
- Inwerkmogelijkheden
- Context van de opdracht
- Prijs van de medewerker
- Minimale-maximale contractomvang
- Toeslagen
- Etc.
Van een personeelsplanning naar het publiceren van het rooster.
Zodra de planning gereed is kan iedere medewerker op de hoogte gebracht worden. Het overzicht met alle datums, tijdstippen en locatie waarop je moet werken noemen we het rooster. Het is eigenlijk de agenda voor medewerkers. Een rooster kent altijd en vaste publicatie datum, bijvoorbeeld 4 weken van te voren. Hierdoor hebben medewerkers voldoende tijd om andere afspraken en activiteiten rondom het werk in te plannen.
Een lange termijn rooster is voor medewerkers dan ook prettiger. Het enige nadeel daarvan is dat er in 4 weken veel kan veranderen. Als planner heb je daarom regelmatig te maken met roosterwijzigingen vanwege verschuivingen of ziekteverzuim. Dit kunnen zowel medewerkers als opdrachten zijn.
Een goede planner houdt daarom niet alleen rekening met een efficiënte planning maar zorgt ook voor flexibiliteit. En een personeelsplanning software helpt hier ontzettend goed bij. Dankzij de real/time overzichten geeft het je meer inzicht en daarnaast biedt het je de flexibiliteit naar waar je zoekt. Je kunt namelijk open diensten versturen waarvoor medewerkers zichzelf kunnen aanmelden. Hierdoor bespaar je een hoop tijd, je hoeft namelijk niet meer rond te bellen of te mailen.
Wil je weten hoe dit werkt? Start dan hier je eigen demo, of stuur een mailtje naar info@onduro.com. Dan nemen we graag contact met je op.
Let op: wij kunnen niet garanderen dat deze informatie altijd foutloos, volledig en actueel is. Daarom kunnen aan de informatie op deze website alsmede eventueel advies – per e-mail of via de chatfunctie – geen rechten worden ontleend.
