Wat is een personeelsplanning

Een personeelsplanning is zoveel meer dan alleen je medewerkers vertellen wanneer ze moeten werken. Het gaat om de juiste balans vinden tussen de behoefte en de beschikbaarheid van je medewerker en tussen de wensen van je opdrachtgever en de doelstellingen van de organisatie. Dit zorgt voor een optimale personeelsbezetting. Anders gezegd, je gaat een medewerker met de juiste functie en skills inplannen op het juiste moment bij de juiste klant, met daarbij rekening gehouden met de behoefte van de medewerker, klant en organisatie.

Dit is niet altijd even makkelijk omdat je met verschillende behoeften te maken hebt en daar als opdrachtgever ook gehoor aan wilt geven. Daarnaast is je omgeving continu in beweging doordat je met mensen werkt. Het is dan ook een enorme puzzel om de juiste balans te vinden, daarom wil ik je graag mee nemen in wat het plannen van medewerkers nu eigenlijk inhoudt.

Wat is het doel van een personeelsplanning

De planning creëert een overzicht van je medewerkers; de beschikbaarheid, de vaardigheden, het tijdstip en de locatie waar een medewerker ingepland gaat worden. Door dit goed bij te houden en regelmatig up to date te brengen, blijf je een goed beeld houden over de huidige en de toekomstige personeelsbehoefte. Een goede planning zorgt voor een optimale personeelsbezetting, hiermee bedoel ik dat je altijd beschikt over de juiste aantal medewerkers met de nodige vaardigheden.

Naast dat iedere organisatie een optimale personeelsbezetting wilt, is het ontzettend belangrijk dat je medewerkers tevreden zijn met het rooster. Tevreden medewerkers zijn namelijk het visite kaartje voor de organisatie maar het zorgt er ook voor dat de personeelsplanning soepel verloopt en daardoor optimaal bezet kan blijven.

Waar moet ik beginnen

Je kunt je voorstellen dat dit een hele uitdaging is. Er komen veel zaken bij kijken en het proces is in beweging waardoor het continu veranderd. Het is vaak een heel gepuzzel, daarom is het in eerste instantie belangrijk om een duidelijk overzicht te maken van de huidige medewerkers en bezetting;

– Start met het maken van een basisrooster; het maken van een basisrooster gaat je helpen om een duidelijk overzicht te creëren van de standaard en de overige beschikbaarheden. Het gaat je planning vorm geven. Wil je meer weten over hoe je een basisrooster maakt, lees hier dan gauw verder.
– Creëer een personeelsbestand; dit is een document waarin de naam, mail, adres, telefoonnummer, functie en dergelijke komt te staan.
– Vraag de beschikbaarheid op van je medewerkers; vraag met regelmaat opnieuw naar de beschikbaarheid en verwerkt dit in een duidelijk overzicht
– Breng je vraag en aanbod in kaart; onderzoek je vraag en aanbod zodat je dit kunt mee nemen in de optimale personeelsbezetting.

Een goede personeelsplanning maken

Vanuit onze ervaring leert dat de juiste manier van plannen de sleutel is naar een mooie groei van jouw bedrijf. Hierover hebben wij, met trots, een E-book geschreven. In het boek nemen wij je mee van A tot Z en geven we handige tips weg. Voel je vrij om het boek hier gratis te downloaden.

Wat is belangrijk voor een medewerker

Super, je hebt een goede personeelsplanning, dat wil nog niet zeggen dat het ook de juiste planning is voor jouw medewerkers. Medewerkers hebben meer nodig dan alleen een planning. Ze willen onderdeel zijn van het bedrijf, een doel hebben, zich gehoord voelen, ze willen simpelweg ‘erbij horen’. 

Vaak wordt er vanwege stress en werkdruk niet goed gekeken naar alle factoren. Medewerkers worden ingezet omdat er op dat moment een vraag is en men wil zo snel mogelijk de dienst invullen. Maar passen de werkzaamheden wel bij deze persoon? Wil de persoon wel op die dag en dat tijdstip werken? Heeft de persoon wel de juiste skills? Voelt de persoon zich wel prettig bij de werkzaamheden? Een personeelsplanning helpt hierbij, het zorgt voor de juiste communicatie tussen jou en team.

Overzicht

Een goed overzicht creëren is enorm belangrijk, voor jou maar ook voor het team. Dit doe je door de beschikbaarheid en de behoeftes van je medewerkers goed in kaart te brengen. Tip: Start met een basisrooster. Maar doe dit niet eenmalig! Breng regelmatig de behoeftes van je medewerkers in kaart, bijvoorbeeld maandelijks. Hou de tevredenheid in het rooster goed in de gaten. Dit zorgt ervoor dat je kunt blijven voldoen aan hun behoeftes en hierdoor blijft het overzicht duidelijk en actueel.

Dit kun je doen door functioneringsgesprekken te houden of een enquête eruit te sturen. De beschikbaarheid kun je opvragen via de mail of whatsapp, let echter wel op dat het niet onoverzichtelijk wordt. Dat kan namelijk al gauw gebeuren wanneer je via verschillende kanalen de beschikbaarheid toe gestuurd krijgt, noteer het direct in een duidelijk overzicht. Of wanneer je gebruikt maakt van een online personeelsplanning, kunnen medewerkers heel eenvoudig hun beschikbaarheid online doorgeven. Een online planningstool zorgt ervoor dat alles direct in een duidelijk overzicht komt te staan, hierdoor blijft het overzichtelijk.

Dit draagt bij aan

Doordat je beschikt over een actueel overzicht van de beschikbaarheid kun je sneller schakelen bij een roosterwijziging. Hierdoor kun je met zo min mogelijk overleg een medewerkers inplannen. Daarnaast creëer je een stabiel rooster doordat je medewerkers weten waar ze aan toe zijn, er ontstaat een betere balans tussen werk en privé dat enorm bijdraagt aan het werkplezier. Bij een stabiel rooster zullen er minder roosterwijzigingen voorkomen en wanneer er weinig roosterwijzigingen zijn, zullen je medewerkers het niet zo erg vinden om zo nu en dan voor elkaar in te vallen. Er ontstaat een prettige samenwerking en communicatie, een echt team. Maar kun je zomaar een rooster wijzigen?

Communicatie

Zoals je inmiddels weet is de juiste communicatie heel belangrijk om een goed overzicht te krijgen en te behouden. Wanneer je communiceert met het team, luister je en reageer je op wat de medewerker nodig heeft. Dit geeft het gevoel dat ze gehoord worden en dat is ontzettend belangrijk. Medewerkers zijn namelijk mensen met behoefte en geen pionnen die je zomaar kunt verplaatsen omdat de klant of organisatie het nodig heeft.

Dit leidt naar

Door het blijven communiceren met je team geef je het gevoel van medezeggenschap. Je geeft het gevoel dat ze belangrijk zijn, wat ze ook absoluut zijn. Medewerkers willen onderdeel zijn van het bedrijf, zich nuttig voelen en iets kunnen bijdragen. Dit maakt mensen tevreden en tevreden medewerkers zorgen voor een fijne samenwerking en een betere productiviteit, dat vervolgens enorm bijdraagt aan het werkplezier. Iedereen verdient het om met plezier naar hun werk te gaan! Voor mij persoonlijk is dit de betekenis van leidinggeven. Werk samen met mensen, luister en reageer, behandel elkaar met respect en zorg voor een fijne werkomgeving.

Groei

Wist jij dat, een goede personeelsplanning bijdraagt aan de groei van jou bedrijf? Kleine stappen leiden naar grote gevolgen. Jouw medewerkers zijn de kern van het bedrijf. Het team gaat zorgen voor een soepel verloop in het rooster, ze zullen namelijk minder snel afwezig zijn doordat ze tevreden zijn met het werkrooster. Daarnaast gaat het team je klanten tevreden houden, zij zijn het visite kaartje van jouw bedrijf. En tevreden klanten leiden weer naar een goede mond op mond reclame. Doordat je minder in de planning hoeft te puzzelen, minder brandjes hoeft te blussen en je klanten tevreden zijn kun jij je focussen op andere werkzaamheden die het bedrijf nodig heeft. Bijvoorbeeld meer aandacht besteden aan je medewerkers, dit alles gaat zorgen voor een mooie stabiele groei.

De huidige technologie helpt

Tegenwoordig bestaat er geweldige software voor online personeelsplanning. Dit gaat helpen bij het onwijs snel kunnen schakelen en het gaat zorgen voor de juiste communicatie. Bijvoorbeeld Onduro, dit is een gebruiksvriendelijke software die je gaat helpen bij het besparen van tijd en geld.

In de online omgeving kun je heel eenvoudig de beschikbaarheid van de medewerkers opvragen, waardoor je altijd op de hoogte zult zijn van de behoeften. Hierdoor ontstaat er een realtime overzicht die altijd up to date is voor jou en de medewerker. Dit gaat helpen bij het niet meer achteraf te horen krijgen dat iemand toch niet kan. En tijdens het maken van de planning zie je in één oogopslag wie je in kunt roosteren en wie niet beschikbaar is. Zodra je de planning publiceert wordt het een rooster voor je medewerkers en zorgt Onduro ervoor dat de betrokken medewerkers op de hoogte worden gebracht. In het rooster zien ze precies waar, wanneer en hoe laat hun dienst begint.

Doordat alle data aan elkaar gekoppeld is krijgt de beheerder direct te zien wanneer een medewerker de uren heeft ingevuld. Wanneer de beheerder de gewerkte uren goedkeurt, verwerkt Onduro het direct in de urenregistratie. Omdat de gewerkte uren door de medewerker en de werkgever is goed gekeurd, is de urenregistratie altijd actueel en zullen er minder misverstanden ontstaan. Daarnaast ben je als werkgever binnen de Europese Unie ook verplicht om de uren te registeren, dus je voldoet meteen aan de wet en regelgeving. Wil je meer lezen over de regelgeving? Lees dan hier verder.

Gratis ontdekken

• Facebook
• Instagram
• LinkedIn