Veel voorkomende misverstanden – Online planningstool
Tegenwoordig is er een groot aanbod in online planningstools, de keuze is reuze. Maar welke tool past het beste bij jou? Men vind het vaak lastig inschatten of de tool geschikt is voor de organisatie, daarom wil ik je graag meenemen in de veel voorkomende misverstanden omtrent het beeld over een planningstool online. Want heb je nu technische kennis nodig? Zijn de kosten echt zo hoog? Heb ik wel genoeg medewerkers of is mijn organisatie te klein? De antwoorden vindt je in deze blog.
Is er technische kennis nodig voor een planningstool online?
Er wordt vaak gedacht dat er enige technische kennis nodig is, om met een online planningstool te gaan werken. Dit is absoluut niet het geval, sterker nog, er zijn zelfs geen dure trainingsdagen nodig die enkele organisatie wel zullen aanbevelen. Met een gebruiksvriendelijke online planning software kun je juist direct aan de slag met het maken van de personeelsplanning.
De tool werkt online en is via diverse apparaten te gebruiken, zoals; je telefoon, tablet, laptop of computer. Er hoeft dus geen software gedownload of geïnstalleerd te worden. De meeste tools, zoals bij Onduro, zorgen ervoor dat de online omgeving naar wens word ingericht zodat je meteen aan de slag kunt met het plannen van jou personeel. De juiste online planningstool is zodanig gebruiksvriendelijk dat je het binnen no time onder de knie hebt. Dus er is geen lange learning curve voor het implementeren van een planningstool online. Daarnaast is het belangrijk dat je korte lijnen hebt met iemand van de online planning software zodat, wanneer je iets nodig hebt of veranderd wil hebben, de contactpersoon het probleem snel voor je op kan lossen. Dus nogmaals, je hebt geen enkele technische kennis nodig, de tool doet het werk.
Is de organisatie te klein voor een online planning software?
Een organisatie is nooit te klein voor een planningstool online. Het is absoluut handig voor grote bedrijven maar het is net zo handig voor MKB bedrijven. Uit ervaring spreek ik dat het vanaf vijf medewerkers ontzettend handig en voordelig is. Met vijf medewerkers in dienst wordt het toch al een hele klus om de personeelsplanning in bijvoorbeeld Excel te maken en bij te houden. Toen ik destijds met mijn organisatie overstapte naar Onduro, merkte ik hoeveel tijd ik ineens over had. Ik gaf geld uit aan een tool, maar ik won er enorm veel geld meer terug (tijd is geld, nietwaar). Daarnaast waren mijn medewerkers super blij met het online rooster en het online doorgeven van de uren. Ook hun voelde meer ruimte omdat het doorgeven van de uren heel eenvoudig en snel ging. Ze gaven aan dat het bijhouden van de uren zoveel makkelijker en fijner was, dat komt voornamelijk omdat ze na een dienst eraan herinnert werden om de uren door te geven.
Tegenwoordig gebruiken steeds meer MKB bedrijven een planningstool online, ze komen erachter dat het makkelijk in gebruik is en het ook nog eens betaalbaar is. En geen lange learning curves is voor MKB ook belangrijk, net zo belangrijk als dat ze geen duur contract aan hoeven te gaan. Tegenwoordig is een planningstool gratis te proberen, maandelijks opzegbaar, betaalbaar voor iedere ondernemer, flexibel en met persoonlijk contact. Het maakt niet uit of je nu 5 medewerkers in dienst hebt of 150. Een online planningstool is voor iedereen geschikt, iedereen mag meegenieten van alle gemakken die een tool te bieden heeft. Ideaal wanneer je op zoek bent naar efficiëntie bij het plannen van je medewerkers.
Waar heeft het allemaal invloed op?
Dat het invloed heeft op efficiënt plannen is zeker waar, maar het is veel meer dan dat. Een online planning software fungeert namelijk als een medewerker alleen dan zonder de menselijke fouten. Het zorgt namelijk ook voor een correcte online urenregistratie, maar het zorgt ook voor de juiste communicatie tussen jou en je team. De juiste communicatie ontstaat doordat een online planning software ervoor zorgt dat het rooster altijd actueel is. En doordat er in dezelfde online omgeving gewerkt wordt, is iedereen altijd op de hoogte van de aankomende werkzaamheden. Dit helpt om misverstanden te voorkomen, hierdoor krijg je niet meer achteraf te horen dat iemand niet goed geïnformeerd is. Wat ook enorm bijdraagt aan de juiste communicatie is de beschikbaarheid opvragen. Medewerkers kunnen heel eenvoudig hun beschikbaarheid doorgeven via de online omgeving. Hierdoor ben je altijd op de hoogte van de behoeften en de beschikbaarheid van het team, je zult merken dat je sneller kunnen schakelen bij bijvoorbeeld een roosterwijziging.
Een planningstool biedt veel handige oplossingen, zoals de mogelijkheid om een open dienst te versturen. Je geeft aan voor welke klant, datum, tijd en naar welke functie je opzoek bent en de betreffende medewerker kan zich vervolgens aanmelden voor een open dienst. Na goedkeuring van de aanmelding, verwerkt een online planning software het direct in het actuele rooster. Op deze manier ga je meer samenwerken met het team.
Het online registreren van de uren zorgt ervoor dat iedereen, na een gewerkte dienst, zelf hun uren bijhouden. De uren worden door een online planning software doorgestuurd naar de beheerder, bij goedkeuring van de beheerder wordt dit meteen automatisch verwerkt in de online urenregistratie. Hierdoor worden de uren altijd correct bij gehouden en zijn de gewerkte uren gemakkelijk terug te vinden in de online urenregistratie. Daarnaast zorgt een online urenregistratie ervoor dat medewerkers altijd inzage hebben in hun eigen uren.
Kost het veel tijd om de online personeelsplanning te implementeren?
Het kost tijd, dat is waar. Maar veel tijd? Nee hoor, absoluut niet! De planningstool online wordt namelijk op maat gemaakt zodat je direct kunt beginnen met de personeelsplanning. De meeste tools hebben een korte maar informatieve gratis cursus in de online omgeving staan, hierin wordt het programma op een eenvoudige en duidelijke manier uitgelegd. In Onduro noemen we dit de ‘ university’. Maar heb je toch liever persoonlijk contact, dan is dat uiteraard ook geen probleem. Binnen Onduro streven we naar korte lijnen en persoonlijk contact zodat we snel kunnen meedenken naar een passende oplossing.
De tool kan zijn werk doen zodra er data ingevoerd wordt. Met de data worden er snelle en foutloze berekeningen gemaakt, de berekeningen worden vervolgens weergegeven in een duidelijk overzicht. Met data bedoel ik het maken van de personeelsplanning, het plannen gaat heel eenvoudig door de juiste medewerker te slepen naar de juiste klant, datum en tijd. Zodra de planning gepubliceerd wordt, wordt het een rooster voor de medewerkers. De tool zorgt er vervolgens voor dat het team op de hoogte wordt gebracht, iedereen die namelijk ingepland is ontvangt een melding dat het rooster klaar staat. In het rooster kunnen ze precies zien waar, wanneer en hoe laat hun dienst begint.
Zodra de dienst erop zit en de arbeidsuren doorgegeven zijn, kan de beheerder de gewerkte uren goedkeuren. Vervolgens worden de uren automatisch verwerkt in de online urenregistratie die vervolgens automatisch wordt omgezet naar een rapportage. De rapportage kun je eenvoudig downloaden en staat klaar om verstuurd te worden naar de loonadministratie. De cirkel is hiermee rond en je kunt weer opnieuw beginnen met het invullen van data, het plannen van je medewerkers. De tool doet de rest van het werk.
Past een online planningstool bij de organisatie?
Wil jij weten of een planningstool bij de organisatie past? Daar kom je maar op één manier achter, door het zelf uit te proberen. Of doe mee met onze Planning Quiz! Wij kunnen je in een paar minuten vertellen wat het bedrijf nodig heeft.
Ga naar onze Planning Quiz
