Personeelsplanning in een planningstool online
Steeds meer bedrijven komen achter de voordelen van een planningstool online, desondanks wordt er nog veel gebruik gemaakt van Excel of Outlook. Uit mijn onderzoek is gebleken dat 65 procent van de ondernemers Excel of Outlook gebruikt. Wat me natuurlijk niet verbaasd, want iedereen heeft Excel bij zijn officepakket zitten. En 25 procent van de ondernemers die ik gesproken heb, gebruikt een online planningstool, zoals Onduro.
De ondernemers die met een planningspakket werken, of overwegen over te stappen, geven meestal als reden dat ze tijd willen besparen en de kans op fouten willen verkleinen.
Nadat ze zijn overgestapt noemen zij als extra voordeel;
– Het eenvoudiger en sneller kunnen plannen
– Meer overzicht
– Op voorhand inzicht in de beschikbaarheid van medewerkers
– Het niet meer handmatig hoeven invullen van de uren
Wat wij voornamelijk terug zien bij bedrijven die gebruik zijn gaan maken van Onduro, is een flinke groei in het bedrijf. Er wordt dan ook gezegd dat men meer tijd kan besteden aan andere dingen dan de personeelsplanning. Daarnaast krijgen we ook regelmatig terug te horen dat het hele bedrijf beter is gaan samenwerken en beter is gaan communiceren. In dit artikel geef ik je graag een beter beeld van de online personeelsplanning in Onduro.
Kennismaking
In Onduro maken wij gebruik van een demo, dit is namelijk de vriendelijkste manier om kennis te maken met een planningstool online. Door te gaan spelen met een demo leer je het systeem goed kennen. De demo kun je heel eenvoudig aanvragen door je naam en mailadres in te vullen, zie hieronder.
Twee weken lang kun je gratis gebruik maken van de demo en het programma leren kennen, uiteraard zonder ergens aan vast te zitten. In de demo staat de ‘university’, dat zal je begeleiden door het hele programma. Maar je kunt er ook voor kiezen om zelf het programma te ontdekken. En mocht je er niet uitkomen, dan is het uiteraard mogelijk dat iemand van ons team jou persoonlijk door het programma begeleid. Er ontstaan vaak misverstanden over een online planning software, men denkt vaak enige technische kennis nodig te hebben of dat het ontzettend duur is. Maar niets is minder waar, lees hier hoe het zit met de meest voorkomende misverstanden omtrent een planningstool.
Planningstool online inrichten
Wanneer je gebruik wilt maken van het programma wordt je demo op actief gezet en kun je het direct gaan gebruiken. Het programma bestaat uit modules die je aan en uit kunt zetten. Hierdoor kun je heel eenvoudig en snel je eigen personeelsplanning samen stellen en inrichten. Dankzij de modules kunnen wij blijven voldoen aan ieder zijn wens. De online omgeving blijft hierdoor gebruiksvriendelijk doordat de modules die uitgezet worden niet in de werkomgeving zichtbaar blijven, dit creëert altijd een helder overzicht.
Doordat Onduro zo ontzettend gebruiksvriendelijk is , is er ook geen verplichte cursus die je eerst moet volgen. Je kunt meteen beginnen met het inrichten van jou personeelsplanning. Bij Onduro vinden wij korte lijnen en persoonlijk contact ontzettend belangrijk, dus wij zullen uiteraard ondersteunen waar nodig is.
Kostenplaatje
Het kostenplaatje is natuurlijk ook belangrijk. Onduro biedt twee soorten abonnementen aan. We willen het voor iedereen zo voordelig en gemakkelijk mogelijk maken, vandaar dat we een vast en een flex abonnement aanbieden. Werk je bijvoorbeeld seizoensgebonden, dan bieden wij een flex abonnement aan. Op deze manier betaal je nooit te veel op momenten dat er niet zoveel gebeurt binnen de organisatie, je betaald namelijk per gewerkte dienst.
Is jouw personeelsplanning vast en stabiel, dan kun je beter voor een vast abonnement gaan. Hier betaal je een vast bedrag voor een X aantal medewerkers. Wij geloven dat klanten bij ons blijven voor het programma, daarom is het abonnement bij Onduro maandelijks opzegbaar. Geen gedoe met lange opzegtermijnen of zware contracten.
Aan de slag met een online planningstool
Zodra het systeem geheel naar wens is ingericht kun je direct aan de slag met de online planningstool. De online omgeving is te openen vanaf een telefoon, computer, laptop of tablet. Dus overal waar je gaat, gaat Onduro met je mee. Hieronder licht ik een aantal basis modules uit, dit geeft je een beter beeld van een planningstool. Het plannen in Onduro gaat namelijk heel eenvoudig. Het is simpelweg de juiste medewerker, die gekoppeld is aan de juiste functie, naar de juiste opdracht slepen. Zie de afbeelding hieronder.
In de planningsmodule zitten veel mogelijkheden die ervoor zorgen dat het maken van een personeelsplanning heel eenvoudig en soepel verloopt. Bijvoorbeeld;
– Gebruik van van shift (dagdeel)
– Het snel kunnen wisselen van medewerker bij ziekteverzuim
– Notities doorgeven (communicatie)
– Open dienst versturen
– Actueel beschikbaarheid inzien
Dankzij de beschikbaarheidsmodule is er altijd een actueel overzicht en kun je in één oogopslag zien wie er beschikbaar is. Dit zorgt ervoor dat er snel geschakeld kan worden bij bijvoorbeeld een roosterwijziging of bij het maken van de personeelsplanning. De medewerkers kunnen hun beschikbaarheid heel eenvoudig doorgeven via de online omgeving. Zie de afbeelding hieronder.
Daarnaast is het ook mogelijk om de vakantie aanvraag in te laten dienen. Doordat de aanvraag online ingediend wordt, dat zorgt voor een duidelijk overzicht, voorkom je een hoop miscommunicaties. Hierdoor ga je een stressvrije vakantieperiode tegemoet.
De planningsmodule is jouw werkomgeving, zolang je de planning niet publiceert kunnen je medewerkers het niet zien. Wanneer de planning klaar is en het een rooster mag worden voor je medewerkers, druk je heel eenvoudig op de oranje knop ‘publiceren’. Alle betrokken medewerkers ontvangen direct een melding met daarin het rooster vermeld. In het rooster staat precies waar, hoe laat en wanneer hun dienst begint. Zie de afbeelding hieronder.
Doordat het rooster online staat blijft het altijd up to date. Mocht er bijvoorbeeld een roosterwijziging doorgevoerd worden, dan ontvangt de betreffende medewerker hierover een melding. De wijziging wordt automatisch verwerkt in het rooster.
Na een gewerkte dienst kunnen de medewerkers zelf de uren doorgeven. Hiermee leg je een stuk verantwoordelijkheid neer bij het team, je zult gaan merken dat er hierdoor beter wordt gecommuniceerd en samengewerkt. De uren doorgeven gaat heel eenvoudig in de online omgeving van Onduro, het grote voordeel van een online urenregistratie is dat je het niet meer handmatig hoeft in te vullen. Zodra de uren zijn doorgegeven kan de beheerder de uren goed – of afkeuren. Bij goedkeuring worden de uren automatisch verwerkt in de urenregistratie, hierdoor zul je een hoop tijd besparen en je zult de menselijke fouten aanzienlijk verminderen. Zie afbeelding hieronder.
Personeelsplanning uitbreiden
Omdat er ontzettend veel mooie mogelijkheden zijn in Onduro, raden wij altijd aan om eerst met de basis te beginnen. Start met de vier modules die hierboven uitgelicht worden; plannen, beschikbaarheid, rooster en urenregistratie. Vervolgens kun je de personeelsplanning steeds verder uitbreiden en zul je gaan ontdekken waar jou behoefte ligt en wat je graag wilt implementeren.
Vanuit mijn onderzoek waar ik eerder over sprak valt het op dat ondernemers die een planningstool online gaan gebruiken, meer praten over de administratie of de planning. Ze hebben het over hoe ze verder willen groeien en hoe een online planningstool deze ontwikkeling verder kan ondersteunen.
Ze hebben bijvoorbeeld behoefte aan;
– Uitgebreidere rapportages
– Het kunnen delen van opdrachten en berichten
– Klanten mee laten kijken in de planning
– Het digitaal goedkeuren van uren
De behoeftes verschuiven vrij snel na het gebruik van een online planningstool. De ene behoefte is ingevuld en de volgende behoefte ligt alweer klaar. Gelukkig zijn wij flexibel en staan we altijd open voor nieuwe ontwikkeling en groei. Naast de gebruiksvriendelijkheid van het programma en dit één van de grote krachten van Onduro. We denken graag mee naar de beste oplossing om de planning de optimaliseren en te vereenvoudigen naar Onduro.
De modules die het meeste worden geïmplementeerd na het gebruik van Onduro zijn; de tijd voor tijd module, rapportage en de open dienst. Ik zal de modules kort uitlichten zodat je een beter beeld krijgt van de mogelijkheden in een online planningstool.
De open dienst module is ideaal voor als er nog geen geschikte medewerkers gevonden is voor een openstaande dienst. Zodra er een open dienst wordt uitgezet, ontvangen de betrokken medewerkers een melding. In de melding wordt een openstaande dienst vermeld waarvoor ze zich kunnen aanmelden. Wanneer de geschikte medewerker met de juiste functie zich heeft aangemeld, verwerkt Onduro dit automatisch in het rooster. Dit is een veel gebruikte module die enorm wordt gewaardeerd omdat het veel werk uit handen neemt. Je hoeft namelijk niet meer op en neer te bellen of mailen, dit bespaart een hoop tijd.
Een andere populaire module is tijd voor tijd. Tijd voor tijd houdt alle uren bij, zoals; arbeidsuren, verlof, vakantie, feestdagen, plus- minuren. De module berekend vervolgens berekend de uren met elkaar. Hierdoor is er altijd inzicht in het huidige saldo van de medewerkers.
De module rapportage wordt ontzettend veel gebruikt. Alle uren die zijn ingevuld door de medewerker en vervolgens zijn goedgekeurd door de beheerder staan in de rapportage. Alle definitieve uren staan dus in deze module. Met één druk op de knop kun je de rapportage downloaden, om vervolgens door te sturen naar de loonadministratie.
Ben jij klaar voor verandering?
Is het voor jou organisatie tijd om de personeelsplanning te optimaliseren en te vereenvoudigen? Neem dan gerust contact op, wij denken graag met je mee. Als je meer wilt weten over hoe je een goede personeelsplanning op kunt zetten, dan is ons E-Book iets voor jou. Daar staan ontzettende handige tips in en je wordt in vijf stappen mee genomen naar een professionele planning.
