Eenvoudig een professionele personeelsplanning maken
Veel ondernemers werken met een personeelsplanning. Maar er zijn verschillende manieren om personeel in te plannen en daarnaast heeft ieder bedrijf weer andere behoeftes en een andere manier van plannen nodig. Maar er is een rode draad die iedere onderneming zal helpen om het plannen van personeel makkelijker en professioneler te maken.
Soms zijn het de kleine dingen die leiden naar grote veranderingen. Je moet ze alleen net weten. Daarom neem ik je graag mee in een aantal tips wat jou gaat helpen om je professionele personeelsplanning soepeler te laten lopen.
Het basisrooster
Het maken van een herhalend basisrooster gaat je helpen om sneller een opdracht te kunnen verbinden aan een moment, om vervolgens het moment aan een medewerker te kunnen koppelen. Bij het gebruiken van een basisrooster krijgt je planning een vaste vorm, dit gaat je helpen om sneller te kunnen schakelen bij onverwachte momenten. Je medewerkers weten namelijk waar ze aan toe zijn. En omdat het rooster niet om de haverklap gewijzigd wordt zullen je medewerkers sneller bereid zijn om mee te helpen bij een roosterwijziging.
In ons gratis E-book vertellen wij hier meer over en geven we handige tips weg. In 5 stappen nemen we jou mee naar een ijzersterke personeelsplanning.
De behoeften en wensen van de medewerker rondom de personeelsplanning
In je personeelsplanning is het heel belangrijk dat je de juiste mensen op de juiste plek en op het juiste moment neerzet. Luister daarom goed naar de behoeften van je medewerker en reageer daarop. Hierdoor creëer je tevredenheid in het team en dit wil iedere onderneming. Tevreden medewerkers zorgen namelijk voor betere resultaten, een goede samenwerking en het vermindert de kans op wijzigingen in het rooster. Dit draagt enorm bij aan meer balans in je personeelsplanning en aan vermindering in het ziekteverzuim.
Vraag regelmatig naar de behoefte en de wensen van je medewerkers, bijvoorbeeld één maal per 4 weken. Hierdoor blijf je op de hoogte en kun je blijven voldoen aan datgene wat ze nodig hebben. Door regelmatig aan je team te vragen wat ze nodig hebben, toon je interesse. Dit zorgt ervoor dat medewerkers zich gehoord voelen en dat ze serieus genomen worden. Hierdoor bouw je aan een sterke relatie en dat zal leiden naar een betere samenwerking met je team.
Tip
Laat medewerkers zelf hun beschikbaarheid invullen. Op deze manier weet je zeker dat er gewerkt wordt op dagen dat ze kunnen werken. Dit kun je doen door iedereen hun beschikbaarheid door te laten geven via de mail. Maar wat makkelijker en sneller gaat voor jou en je medewerkers is via een online planningstool. De medewerkers vullen online in wanneer ze diensten kunnen draaien, hierdoor heb jij altijd en direct inzage in de beschikbaarheid. Medewerkers kunnen ook de vakantie aanvraag eenvoudig indienen, de beheerder kan dit vervolgens goedkeuren of afkeuren. Dit zorgt voor een duidelijk overzicht waardoor je een stressvrije vakantieperiode tegemoet gaat.
Wees oplettend
Je wilt een goede werksfeer behouden, daarvoor is het handig om goed op je medewerkers te letten. Als iemand vraagt om een roosterwijziging is dat vaak echt nodig. Maar het kan gebeuren dat iemand zich met regelmaat afmeldt. De diensten zullen dan opgevangen worden door collega´s en je wilt natuurlijk voorkomen dat dit te vaak gebeurt en dat er onderling geen fijne verstandhouding ontstaat. Dit heeft namelijk invloed op het hele team.
Wees daarom oplettend, houdt je medewerkers in de gaten. Probeer erachter te komen via een persoonlijk gesprek wat diegene nodig heeft om weer met plezier naar het werk te gaan. Is de persoon niet blij met het rooster? Of zijn er problemen om zakelijk en privé in balans te houden?
Tip
Houdt een logboek bij. Noteer de datum en tijd wanneer er wordt afgemeld en wat hiervoor de reden is. Op deze manier kun je goed in de gaten houden hoe vaak iemand zich afmeldt voor een dienst. Een online planningstool helpt je om deze problemen goed in kaart te brengen. Een planningstool houdt namelijk exact bij wanneer iemand is ingeroosterd en wanneer iemand zich heeft afgemeld. Aan iedere medewerker zit een logboek gekoppeld, hierdoor kun je de gebeurtenissen makkelijk en snel noteren.
Communicatie
Communicatie is één van de belangrijkste taken. Een duidelijke communicatie voorkomt misverstanden en miscommunicaties. Geef daarom altijd op tijd het rooster door. Het is ontzettend belangrijk dat iedereen een goede balans kan houden tussen zakelijk en privé. En jij als werkgever kunt dit stimuleren door bijvoorbeeld het rooster op tijd door te geven.
Communiceer regelmatig met je team. Overleg waarom het zo belangrijk is dat er die dag meer mensen aanwezig zijn of leg uit waarom diegene niet van dienst kan ruilen. Laat jou manier van plannen zien, leg uit wat er gaat gebeuren en wat ervoor nodig is. Soms moeten er minder prettige beslissingen genomen worden maar blijf eerlijk naar je medewerkers. Vertel waarom je dit besluit hebt genomen met de gevolgen daarvan. Je medewerkers zullen dit eerder kunnen begrijpen en daardoor mee denken en begrip tonen.
Actueel rooster
Naast dat het belangrijk is om het rooster op tijd door te sturen, is het ook belangrijk om het rooster actueel te houden. Zorg ervoor dat je medewerkers niet hoeven te vragen naar het rooster. Creëer een rooster die altijd actueel is zodat iedereen weet waar ze aan toe zijn. Ook bij een wijziging in het rooster, zorg ervoor dat de betreffende persoon snel op de hoogte wordt gebracht. Hierdoor voorkom je misverstanden.
Tip
Wanneer er een roosterwijziging plaatsvindt, zorg dan dat je de nieuwe wijziging met het gehele rooster opnieuw verstuurt. Op deze manier beschikt iedereen altijd over het gehele actuele rooster. Wist je dat dit geautomatiseerd is in een online planningstool? Zodra er een wijziging in het rooster wordt doorgevoerd, brengt de planningstool de betreffende persoon direct op de hoogte. Op deze manier verlaag je de kans op miscommunicaties.
Medewerker bij het rooster
Wanneer je je medewerkers bij de planning betrekt, creëer je het gevoel van medezeggenschap. Dit heeft een ontzettend positief effect op het team, iedereen wordt hierdoor productiever en gaat meer oplossingsgericht denken doordat ze zich onderdeel voelen van het bedrijf. Je zult al snel gaan merken dat het rooster vele malen soepeler verloopt omdat het team mee gaat denken, er meer initiatief wordt getoond omdat daar meer ruimte voor is en je medewerkers makkelijker voor elkaar invallen.
Doordat iedereen zich betrokken en onderdeel voelt van het bedrijf, wordt er met meer plezier naar het werk gegaan. Dit is ontzettend belangrijk voor de groei van het bedrijf, jouw team is namelijk het visitekaartje.
Tip
Maak het makkelijk voor je medewerkers. Laat ze zelf hun beschikbaarheid en vakantie doorgeven. Ga werken met open diensten. Door een open dienst eruit te sturen geef je, je medewerkers de kans om zelf te bepalen wanneer ze extra willen werken. Een open dienst kun je versturen wanneer er bijvoorbeeld een ziekmelding is binnengekomen en je snel op zoek bent naar vervanging. Op deze manier hoef je niet rond te bellen maar stuur je een mail eruit met daarin de open dienst vermeld.
Als je het via de mail doet, let dan wel op dat het niet onoverzichtelijk wordt. Dat gebeurt snel als je aanmeldingen terug ontvangt van beschikbare medewerkers.
Een planningstool online daarin tegen, houdt het overzichtelijk. Onduro heeft hiervoor namelijk een oplossing bedacht. Vanuit de online omgeving verstuur je een open dienst, de geschikte medewerkers ontvangen hierover een melding. Zodra er voor een open dienst wordt aangemeld, ontvangt de beheerder een melding. Bij akkoord wordt de medewerker automatisch geregistreerd in het rooster en worden de betreffende personen direct op de hoogte gebracht van de wijziging. Een online planningstool gaat je daarom ontzettend veel tijd besparen met het rond bellen en zoeken naar de juiste vervanging. Tevens geeft dit ook duidelijkheid, je weet namelijk zeker dat de persoon die dag op dat moment wil en kan werken.
Hou het makkelijk
De beschikbaarheid doorgeven, de vakantie aanvragen, de gewerkte uren doorgeven, of aanmelden voor een open dienst, zorg dat dit een makkelijke klus is voor je medewerkers. Hou het gebruiksvriendelijk en simpel. En tegelijkertijd, houdt het overzichtelijk voor jezelf en het team.
Tip
Je kunt het overzichtelijk houden per mail of whatsapp maar zorg ervoor dat je alles direct en goed noteert. Het kan namelijk heel snel onoverzichtelijk worden. Een andere vriendelijke oplossing is een planningstool online. Doordat alles online gaat, iedereen in hetzelfde programma actief is en doordat alles onderling gekoppeld is aan elkaar, worden zaken snel en overzichtelijk verwerkt.
Bijvoorbeeld; iemand vraagt zijn vakantie aan via de online omgeving, de beheerder kan dit accepteren of afwijzen. Bij acceptatie wordt de vakantie aanvraag direct verwerkt in het rooster. Hierdoor is de beheerder en de medewerker altijd op de hoogte omdat de vakantie overzichtelijk in het rooster vermeld wordt. Het scheelt enorm veel tijd maar het voorkomt ook miscommunicaties en menselijke fouten.
Nummer 1 online planningstool van Nederland ontdekken
Ben jij benieuwd hoe jou personeelsplanning eruit komt te zien in een planningstool? Geef je dan nu op voor een demo en ontdek het programma van Onduro. Je kunt de demo twee weken lang gratis gebruiken, zonder ergens aan vast te zitten!
