Effectieve communicatie in personeel rooster

Het is van cruciaal belang, voor het succes van elke organisatie, om de personeelsplanning effectief te beheren. Een belangrijk aspect van dit proces is het opzetten van een sterke communicatie tussen leidinggevenden en medewerkers. Een vloeiende communicatie stimuleert niet alleen een goede werksfeer, maar het helpt ook om de productiviteit te verhogen, onnodige conflicten te voorkomen en om de juiste mensen op het juiste moment op de juiste plaats te krijgen. In deze blog gaan we in op een aantal belangrijke aspecten die bijdragen aan het verbeteren van de communicatie in de personeel rooster. 

Heldere communicatie

Het begint allemaal met een heldere communicatie. Het is ontzettend belangrijk dat leidinggevenden de personeelsplanning duidelijk communiceren naar de betrokken medewerkers. En dan bedoel ik niet alleen de werktijden, maar ook de roosterwijzigingen of eventuele veranderingen in het personeel rooster. Zorg ervoor dat medewerkers altijd toegang hebben tot het actuele werkrooster. Hierdoor weten medewerkers precies waar ze aan toe zijn en dat gaat ze helpen om werk en privé beter in balans te kunnen houden. Dit kun je doen via e-mail, whatsapp of hang het werkrooster op in de kantine. Zorg er dan wel voor zodra er een roosterwijziging is, dit direct gecommuniceerd wordt naar de betrokken medewerkers. Je kunt ook gebruik maken van een personeelsplanning software. Het voordeel hiervan is dat alle wijzigingen die je doorvoert, automatisch gecommuniceerd wordt naar de betrokken medewerkers. 

Waardering tonen

Een effectieve communicatie komt uiteraard van twee richtingen. Als leidinggevende is het belangrijk om de medewerkers serieus te nemen en waardering te tonen bij het maken van de personeelsplanning. Dat betekent niet dat de behoefte van elk individu in het personeel rooster verwerkt kan worden. Maar door alleen al de beschikbaarheid van je medewerkers op te vragen en de daarbij komende behoefte, laat je zien dat je ze hoort en daarmee geef je het gevoel van medezeggenschap. Hierdoor creëer je vertrouwen bij medewerkers en daarnaast ook nog eens eigenaarschap. Dit resulteert weer in tevredenheid en dat verhoogt de motivatie van het team. 

Flexibiliteit in het werkrooster

In het personeel rooster kunnen onverwachte situaties optreden, zoals ziekte of onverwachte piekmomenten. Soms komt de onvoorspelbaarheid ook vanuit de klant, omdat een klant op het laatste moment met een annulering komt of juist met een aanvraag. Daarom is het ontzettend belangrijk om flexibel te zijn en open te staan voor aanpassingen in de personeelsplanning wanneer het nodig is. Door de mogelijkheid van thuiswerken en het ruilen van diensten aan te bieden, kun je flexibel blijven in het personeel rooster. 

Medewerkers betrekken bij de organisatie

Een personeelsplanning wordt afgestemd op de gezamenlijke bedrijfsdoelen. Het is daarom belangrijk dat je als organisatie je visie, missie en doelen duidelijk communiceert naar het team. Wanneer je dit doet, kunnen medewerkers beter begrijpen waarom er een bepaalde keuze gemaakt wordt. Door je medewerkers te betrekken bij de bedrijfsdoelen creëer je niet alleen vertrouwen maar je stimuleert ook de inzet van je medewerkers. Dit zorgt voor het behouden van goede medewerkers, iedereen wil namelijk onderdeel zijn en bijdragen aan het succes van een organisatie.

Teamoverleg

Het regelmatig overleggen met het team is onwijs waardevol. Het biedt de gelegenheid om de behoefte uit te spreken en te bespreken, om mogelijke knelpunten te ontdekken en te brainstormen over oplossingen. Door regelmatig te overleggen met het team, blijf je op de hoogte waardoor je kunt blijven voldoen aan de behoeften. Ook het evalueren van de personeelsplanning achteraf kan erg handig zijn. Hierdoor kun je als organisatie leren van de successen maar ook van de fouten en daardoor kun je de continuïteit verbeteren en de kosten minimaliseren. 

Conclusie

Duidelijke en betrouwbare communicatie, het waarderen van de input van medewerkers, flexibiliteit, openheid, en het samenwerken aan de bedrijfsdoelen dragen bij aan een succesvolle personeelsplanning. Door een open en duidelijke communicatie tussen leidinggevenden en medewerkers kunnen conflicten snel worden opgelost, ontstaat er een betere werksfeer en wordt de inzet van de medewerkers verhoogd. De communicatie tussen leidinggevenden en medewerkers kan nog efficiënter, namelijk met een personeelsplanning software. 

Effectieve communicatie met een personeelsplanning software

Het gebruik van een personeelsplanning software kan de communicatie nauwkeurig verbeteren. Onduro is een personeelsplanning software, die zorgt voor een snelle en duidelijke communicatie tussen leidinggevenden en de medewerkers. Dat komt niet alleen doordat alle wijzigingen in het personeel rooster direct gecommuniceerd worden naar de betrokken medewerkers, maar ook omdat er altijd toegang is tot een realtime werkrooster. Daarnaast is er een mogelijkheid tot interactieve communicatie, beschikbaarheid opvragen en rapportages en analyses.

Benieuwd hoe jou personeel rooster eruit komt te zien in een planning software? Meld je aan en ervaar alle gemakken.

Realtime personeel rooster

Met de personeelsplanning software Onduro hebben medewerkers altijd toegang tot hun werkrooster. Ze kunnen hun diensten en urenregistratie in realtime bekijken, daar staat precies hoe laat, wanneer en waar hun dienst begint of wanneer ze een dienst hebben gedraaid. Hiermee voorkom je enige verwarring in het rooster doordat ze altijd op de hoogte zijn van de actuele planning in Onduro. 

Automatische meldingen

Onduro stuurt herinneringen over de aankomende diensten naar de medewerkers. Dit helpt om ervoor te zorgen dat medewerkers hun dienst niet vergeten en op tijd op het werk verschijnen. Met deze communicatie verlaag je de kans op misverstanden aanzienlijk. Wanneer er een verandering plaatsvindt in het personeel rooster, zal dit direct gecommuniceerd worden naar de medewerker. Hierdoor bespaar je een hoop tijd omdat je niet meer het werkrooster opnieuw hoeft op te sturen, Onduro zorgt voor de communicatie. 

Interactieve communicatie

In Onduro kun je eenvoudig contact houden met het team. Je kunt heel direct communiceren naar een individu of naar het hele team dat die dag werkzaam is. Dit maakt het gemakkelijk voor medewerkers om direct te communiceren naar leidinggevende, planners of collega´s.

Er is ook een mogelijkheid om snel en effectief te communiceren over een openstaande dienst. Onduro biedt namelijk de mogelijkheid om een opendienst te versturen. In de opendienst staat precies waar, wanneer en hoe laat deze dienst begint. Alleen de medewerkers met de juiste functie zullen hierover een melding ontvangen, waarna ze zich eenvoudig kunnen aanmelden. Zodra de geschikte medewerker zich heeft aangemeld, verwerkt Onduro dit automatisch in het werkrooster. Dus stop maar met het rond bellen, appen of mailen zoekend naar de geschikte medewerker. 

Beschikbaarheid opvragen

Medewerkers kunnen in Onduro heel simpel via hun eigen online omgeving de beschikbaarheid doorgeven. Deze manier van communiceren gaat je helpen met het plannen, om de juiste mensen op het juiste moment op de juiste plaats te krijgen. Ook is het mogelijk om de vakantie aanvraag in te dienen. De leidinggevende en planners kunnen deze eenvoudig beoordelen en goedkeuren of afwijzen. Dit zorgt voor efficiëntie en het risico op miscommunicatie wordt verminderd waardoor je een stressvrije vakantieperiode in gaat.

Rapportage en analyse

Onduro biedt rapportage en analysemogelijkheden. Hiermee kun je trends en patronen herkennen in de personeelsbezetting en de presentatie van het team. Met de resultaten kun je de personeelsplanning optimaliseren, de communicatie verbeteren en werken aan continuïteit van de organisatie. 

Gratis E-book

Wil je meer te weten komen over het plannen van personeel? Ontvang dan nu ons gratis E-book waarin we jou in vijf simpele stappen uitleggen hoe je het plannen van personeel kunt optimaliseren. Meld je aan en we sturen het vandaag nog naar je toe. Hopelijk tot snel!