Kosten minimaliseren met efficiënte personeelsplanning 

Een efficiënte personeelsplanning is van cruciaal belang voor iedere organisatie die werkt met medewerkers. Voor veel organisaties is het een enorme uitdaging om een optimale personeelsbezetting te behouden en tegelijkertijd te minimaliseren in de kosten. In deze blog gaan we enkele strategieën bespreken en worden er handige tips gegeven om de kosten te verlagen door de juiste personeelsplanning. 

Personeelsbezetting analyseren

Het is belangrijk om de vraag naar medewerkers te analyseren om onnodige kosten te vermijden. Neem eens een kijkje in de gegevens van de afgelopen jaren om te begrijpen wanneer de vraag naar medewerkers hoog of juist laag was. Hoeveel vraag was er? Zie je patronen terug in de seizoenen? Waren er eventuele trends in de branche waar je organisatie werkzaam is? Met deze gegevens kun je de personeelsbezetting aanpassen. Hiermee voorkom je dat je niet onderbemand bent tijdens drukke periodes en niet overbemand tijdens rustige periodes.

Optimaliseer het personeelsrooster

Door ervoor te zorgen dat je beschikt over de juiste bezetting in voltijdse en deeltijdse medewerkers, kun je flexibel zijn en daarmee de kosten verlagen. De deeltijdse medewerkers kun je inzetten tijdens piekmomenten en de voltijdse medewerkers tijdens de rustige periodes. Op deze manier verlaag je de hoge kosten en raak je niet snel overbezet. Dat komt omdat je degene met de meeste uren eerst voorziet van werkzaamheden zodat de deeltijdse medewerkers de rest van de uren kunnen opvangen. 

Werk je met flexkrachten die bijvoorbeeld een nulurencontract hebben? Dan wordt het met de nieuwe wet en regelgeving voor ondernemers niet altijd makkelijker gemaakt. Het zorgt namelijk voor meer bescherming voor medewerkers die te maken hebben met een onvoorspelbaar rooster. Wanneer bijvoorbeeld een medewerker drie maanden in dienst is en regelmatig dezelfde uren werkt, heeft diegene recht op een vast aantal uren. Neem dit ook mee als je de werkindeling gaat optimaliseren. 

Houd rekening met personeelsbehoeften

Onderzoek de vaardigheden en competenties van je medewerkers. Hierdoor weet je wat de medewerker nodig heeft en waar diegene goed in is waardoor je de medewerkers op de juiste plek kunt plaatsen. Dit verhoogt de productiviteit en vermindert het aantal fouten waarmee je uiteindelijk kosten kan besparen. Het is handig en zeker aan te raden als meerdere medewerkers bepaalde werkzaamheden kunnen uitvoeren. Hierdoor kun je flexibel plannen zonder extra kosten te maken omdat er niet extra personeel nodig is. 

Communicatie is ’the key’

Het is ontzettend belangrijk om duidelijk te communiceren met je medewerkers over het personeelsrooster. Leg het personeelsrooster uit en de eventuele wijzigingen die doorgevoerd worden. Door open te communiceren voorkom je enige verwarring en werk je aan een efficiënte personeelsplanning. Hierdoor zorg je ervoor dat medewerkers zich meer gewaardeerd voelen, dat weer invloed heeft op de productiviteit en de prestatie. Ook dit, het voorkomen van misverstanden en conflicten, helpt bij het minimaliseren van de kosten doordat je enige verwarring in het personeelsrooster voorkomt.

Evalueer en monitor de personeelsplanning

Het minimaliseren van de kosten bij efficiënte personeelsplanning is absoluut een uitdaging. Maar door het blijven monitoren van de personeelsplanning kun je onnodige uitgaven snel herkennen en daar direct op inspelen om zo de nodige kosten weer te minimaliseren. Blijf ook evalueren met je medewerkers, plan evaluatie gesprekken in zodat je kunt blijven voldoen aan de behoeften van je medewerkers. We blijven mensen, en de behoeften van mensen blijven veranderen. Analyseer daarnaast ook regelmatig de personeelsbezetting zodat je niet over- of onbemand raakt. Doordat je het voortdurend in de gaten houdt en het vervolgens aanpast, kun je de personeelsplanning optimaliseren en de kosten minimaliseren. Ook de communicatie met je medewerkers is ontzettend belangrijk, maar met de juiste tools en strategieën is dit goed te realiseren. 

Onthoud wel dat een efficiënte personeelsplanning verder gaat dan het minimaliseren van de kosten. Het gaat ook om het welzijn van de medewerkers, om de balans tussen werk en privé. Als je de juiste balans vindt tussen medewerkerstevredenheid en de kostenminimalisatie, creëer je een win-win situatie voor je organisatie en je medewerkers. 

Gebruik de technologie van tegenwoordig

Investeer in een personeelsplanning software die je helpt bij het optimaliseren van je personeelsplanning. Deze tools helpen met; 

• het analyseren van gegevens 
• het generen van personeelsroosters
• Het houdt rekening met de beschikbaarheid van medewerkers
• Het zorgt voor de juiste communicatie 
• En doordat iedereen in dezelfde online omgeving werkt is er minder kans op misverstanden en conflicten. 

Analyseren gegevens met een personeelsplanning software

Een personeelsplanning software zorgt ervoor dat alle data bewaard blijft, totdat de organisatie anders aangeeft. Hierdoor beschik je altijd over een duidelijk overzicht van de geschiedenis met de juiste berekeningen. In Onduro, staan alle personeelsgegevens overzichtelijk op een plek. Met de personeelsbeheer tool kun je eenvoudig een dossier aanmaken. Dit is een interne notitie waarin je alle afspraken en bijzonderheden per werknemer kunt noteren. Alle data over een medewerker kun je snel opzoeken doordat Onduro beschikt over handige zoekfilters en alle data overzichtelijk bewaard wordt. 

Personeelsrooster maken

Het maken van een personeelsrooster in een personeelsplanning software zoals Onduro gaat heel eenvoudig. Door de juiste medewerker, die gekoppeld zit aan een functie, te slepen naar de juiste klant, datum en tijd creëer je een planning. Zolang je de planning niet gepubliceerd hebt blijft het een planning waarin je kunt schuiven zonder dat je medewerkers hier een melding over krijgen. Zodra je de planning publiceert wordt het het rooster voor de betrokken medewerkers. Wanneer je een wijziging doorvoert in de gepubliceerde planning, zullen de medewerkers hierover een melding ontvangen. Op deze manier blijft iedereen altijd op de hoogte van het personeelsrooster en de eventuele wijzigingen. 

Beschikbaarheid van de medewerkers

Het opvragen van de beschikbaarheid van je medewerkers is een belangrijk onderdeel, hierdoor kun je goed inspelen op de behoeftes. Een personeelsplanning software die helpt met het opvragen van de beschikbaarheid is dan ook heel efficiënt. Onduro beschikt over de module om eenvoudig de beschikbaarheid op te vragen, medewerkers kunnen in hun online omgeving het snel en makkelijk doorgeven. De organisatie is hierdoor altijd op de hoogte en kan daardoor veel sneller personeel inplannen.  Medewerkers kunnen ook hun vakantie aanvraag indienen via Onduro. De beheerder kan dit vervolgens goedkeuren of afkeuren, na goedkeuring wordt het automatisch verwerkt in het rooster. Dit zorgt voor een duidelijk overzicht waardoor je een stressvrije vakantieperiode tegemoet gaat.

Communicatie

Onduro helpt met het snel en duidelijk communiceren naar elkaar. Niet alleen worden de wijzigingen die doorgevoerd worden direct gecommuniceerd in de vorm van een melding, maar ook onderling kan gecommuniceerd worden door notities bij de werkzaamheden toe te voegen. Stel je voor, het is op die dag belangrijk dat de medewerker ergens rekening mee houdt. Dit kun je eenvoudig verwerken in een notitie die bij de werkzaamheden vermeld wordt. Als organisatie kun je dit communiceren naar een persoon of meteen het hele team. Ook de medewerker kan vervolgens terug communiceren als degene bijvoorbeeld wil laten weten hoe het is verlopen. 

Minder kans op miscommunicatie en conflicten

Doordat alles aan elkaar gekoppeld is en het direct gecommuniceerd wordt, is de kans heel klein dat er miscommunicaties ontstaan. En omdat het geautomatiseerd is zullen er veel minder menselijke fouten ontstaan, dus ook minder conflicten voorkomen. 

In Onduro kunnen medewerkers zelf hun uren doorgeven na een gewerkte dienst. In de online omgeving gaat dit heel eenvoudig met één druk op de knop. Zodra de uren zijn doorgegeven, ontvangt de beheerder een melding waarna de beheerder de uren goed of af kan keuren. Na goedkeuring worden de uren automatisch verwerkt in de urenregistratie, de medewerkers kunnen ook ten aller tijden hun eigen urenregistratie inzien. Door de verantwoordelijkheid neer te leggen bij de medewerker om zelf de uren door te geven en het vervolgens te laten goedkeuren door de beheerder vermijd je conflicten. Ontzettend tijd- en kostenbesparend als je het mij vraagt. 

• Instagram
• Facebook
• LinkedIn