Meer balans in je personeelsplanning met een planningssysteem
Het effectief plannen van personeel is een kunst op zich, waarbij snel schakelen en brandjes blussen de orde van de dag zijn, vooral bij groeiende organisaties. Het beheren van verschillende behoeften en wensen van medewerkers, klanten en de organisatie zelf vergt aandacht en overzicht. Het draait hier om balans. Of je nu Excel gebruikt of een online planningssysteem, personeelsplanning blijft een uitdaging vanwege de dynamiek van menselijke interacties.
Echter, maken moderne tools het aanzienlijk eenvoudiger om de juiste balans te vinden in je personeelsplanning. Een online personeelsplanning fungeert als een ‘virtuele medewerker‘, vrij van menselijke fouten en met razendsnelle en foutloze communicatie.
Wie bepaald de beschikbaarheid?
Een veelvoorkomend struikelblok is het vaststellen van beschikbaarheid. Vaak resulteert het last-minute rond bellen in stress en frustratie, wat leidt tot verminderde aandacht voor de behoeften van medewerkers. Dit creëert een disbalans waarbij dienstverlening aan klanten de prioriteit krijgt boven het welzijn van het team.
De vraagt die nu opkomt is: wie bepaalt de beschikbaarheid? Bepaal jij of je medewerkers de beschikbaarheid? Bij het stellen van deze vraag horen we vaak terug dat organisaties veel aan het rondbellen zijn om op het laatste moment nog een geschikte medewerker te vinden. Het plannen van personeel is dan ook niet makkelijk, het is ontzettend frustrerend wanneer er geen gehoor aan wordt gegeven of wanneer je regelmatig ‘nee’ te horen krijgt. Dit kost niet alleen veel tijd en energie, maar het leidt ook tot stress en het gevoel de controle te verliezen. Deze frustraties zijn voelbaar bij medewerkers en kunnen leiden tot verminderde aandacht voor hun behoeften, wat de samenwerking en teamdynamiek kan verstoren.
Als dit regelmatig gebeurt zorgt dit voor een disbalans. Jij wilt alleen maar diensten opvangen en voldoen aan de wensen van je klanten. Maar je medewerkers voelen zich hierdoor niet gehoord en wellicht krijgen ze daardoor het gevoel dat ze niet belangrijk genoeg zijn. Gevolg; er wordt minder samengewerkt en de prioriteit verschuift van team naar individu.
Wie bepaald er eigenlijk wanneer iemand beschikbaar is? Jij, de medewerkers of je klant? Deze vicieuze cirkel is heel eenvoudig te doorbreken en het gaat je enorm helpen bij het creëren van een passende balans.
Oplossing voor een goede balans in je personeelsplanning
Een effectieve manier om deze vicieuze cirkel te doorbreken, is door de rollen om te draaien. Dit betekent niet dat je juist gaat vertellen wanneer de medewerker moet werken, nee, dit betekent dat je gaat samenwerken met je team. Door ruim van te voren de beschikbaarheid op te vragen, kun je luisteren naar de behoeften van het team. Dit kun je vervolgens maandelijks herhalen. In veel gevallen hebben de medewerkers contract uren waaraan ze moeten voldoen, het is belangrijk om die uren eerst te plannen. Daarnaast noteer je de uitzonderlijke beschikbaarheid. Dit zijn de momenten waarop een medewerker extra kan werken naast het basisrooster.
Door het op tijd opvragen van de beschikbaarheid en door het vooruit te kijken, kun je het rooster ruim van te voren maken. Hierdoor weten de medewerkers waar ze aan toe zijn. Daarnaast heb je een actueel overzicht van de uitzonderlijke beschikbaarheid, dit betekent dat je minder hoeft rond te bellen bij bijvoorbeeld uitval. Er zullen hierdoor ook minder roosterwijzigingen voorkomen omdat je luistert naar de behoefte en hier rekening mee houdt. Je medewerkers zullen dan ook makkelijker en sneller voor elkaar invallen omdat een roosterwijziging minder vaak voorkomt. Tevens zul je niet meer zoveel tijd kwijt zijn aan het rondbellen doordat je beschikt over de beschikbaarheid van het team.
Door de samenwerking kun je de wensen van je klanten, de behoeftes van je medewerkers, samen met de doelen van het bedrijf verwerken in het rooster. Dit zorgt voor een soepel verloop in het rooster, tevreden medewerkers, blije klanten en hierdoor creëer je een mooie balans en groei in jouw bedrijf.
Wat maakt jullie personeelsplanning bijzonder?
Wil jij in één minuut erachter komen waar, in jou personeelsplanning, er kansen liggen voor ontwikkeling en groei? Doe dan mee met onze Planning Quiz.
Eenvoudig personeel plannen met een planningssysteem
Het plannen van personeel gaat vele malen sneller en eenvoudiger wanneer je gebruik maakt van een planningssysteem, zoals ONDURO. Met ONDURO kun je namelijk heel makkelijk een eigen online personeelsplanning samenstellen. Dat komt omdat ONDURO is opgebouwd uit modules. De modules zijn zo gebruiksvriendelijk dat iedereen er direct mee aan de slag kan zonder enige kennis en veel te dure trainingen. Op deze manier kunnen wij voldoen aan ieders wens, ik zal een paar modules uitlichten.
Online personeelsplanning
In ONDURO kun je heel eenvoudig (herhalende) diensten inroosteren. Het voordeel hiervan is dat je nog minder tijd hoeft te besteden aan je personeelsplanning en ondertussen houdt je ook nog eens je medewerkers en je klanten tevreden. Als je een template aanmaakt kunt je daarmee in een handomdraai de herhalende diensten inroosteren.
De medewerker met daaraan een functie gekoppeld sleep je heel eenvoudig in het rooster. Zie de afbeelding hiernaast. Met de standaard ‘shifts’ kun je heel snel een tijd koppelen aan de dienst, uiteraard is het ook mogelijk om het handmatig aan te passen.
Soms ontstaan er misverstanden over een planningssysteem. Men denkt enige technische kennis nodig te hebben, of dat het ontzettend duur is. Niets is minder waar, lees hier hoe het zit met de meest voorkomende misverstanden omtrent een planningssysteem
Plannen van personeel met open dienst
ONDURO heeft de module ‘open dienst’, een module waar veel gebruik van gemaakt wordt omdat dat het plannen van personeel veel leuker maakt. Wanneer je een open dienst verstuurt, ontvangen alleen de medewerker met de geschikte functie hierover een melding. Daarin staat de dienst vermeld met locatie, tijdstip en de werkzaamheden. Medewerkers kunnen zichzelf aanmelden voor de open dienst. Je hoeft dus niet meer rond te bellen zoekend naar de beschikbare medewerker. De medewerker met de juiste functie meld zich aan voor een dienst en na goedkeuring van de beheerder wordt dit direct verwerkt in het rooster, dit bespaard een hoop tijd. Het plannen van personeel wordt ineens een stuk leuker, vind je niet?
Actueel rooster
Het actuele rooster staat in de online personeelsplanning. Hierdoor is iedereen altijd op de hoogte van waar, wanneer en hoe laat de dienst begint. Je zult merken dat er minder miscommunicaties ontstaan en dat het inroosteren van medewerkers vele malen makkelijker verloopt.
Beschikbaarheid
De beschikbaarheid kun je heel eenvoudig opvragen bij je team. In de online personeelsplanning kun je in één oogopslag zien wie je kunt inplannen voor een dienst, hierdoor gaat het plannen vele malen sneller en makkelijker. Dit is ontzettend handig als je op het laatste moment iemand nodig hebt.
Urenregistratie
Na een dienst vullen de medewerkers zelf hun uren in. De beheerder keurt deze uren goed of af. Bij goedkeuring worden de gewerkte uren direct verwerkt in de online urenregistratie. De medewerkers beschikken hierdoor altijd over een overzicht van de gewerkte uren. Daarnaast ben je als werkgever binnen de Europese Unie ook verplicht om de uren te registeren, dus je voldoet meteen aan de wet en regelgeving. Wil je meer lezen over de regelgeving? Lees dan hier verder.
Durf jij voor een online personeelsplanning te gaan?
Deze verandering gaat je enorm helpen bij het optimaliseren van je personeelsplanning doordat je op de juiste manier gaat plannen en communiceren. Kortom, je gaat samenwerken met je team. Ben je nieuwgierig geworden naar hoe ONDURO eruit ziet? Meld je dan aan en probeer ONDURO twee weken gratis uit. Tot snel!
