Roosterwijziging verminderen – zo doe je dat!
Is je medewerker ziek? Of verzet je opdrachtgever de werkzaamheden? Het op en neer bellen, appen of mailen wanneer er een roosterwijziging plaatsvindt kost veel tijd. Het kan frustrerend zijn wanneer je medewerker niet snel genoeg terug reageert. Je voelt de druk om de betreffende dienst op te vangen. Krijg je nog iemand op tijd gevonden? Ga je zelf bijspringen? Of neem je je verlies en bel je de werkzaamheden af? Dat wil je natuurlijk voorkomen!
Hoe fijn zou het zijn als je jouw medewerkers kunt inplannen zonder overleg! Maar helaas. Medewerkers zijn geen pionnen die je zomaar kunt verschuiven. Het zijn mensen met behoeftes en een privé agenda naast hun werkleven. Behandel ze ook zo 😉 Echter is het wel mogelijk om met zo ‘min mogelijk’ overleg je medewerker in te plannen bij een roosterwijziging. Dit is alleen mogelijk wanneer je de beschikbaarheid met daarbij de behoeftes van je team duidelijk in kaart hebt.
Beschikbaarheid, wat is dat eigenlijk?
Wanneer een medewerker zijn beschikbaarheid opgeeft, wordt er doorgegeven wanneer de medewerker beschikbaar is om ingepland te worden. Het wil niet zeggen dat alle uren worden ingepland. Een medewerker kan 38 uur beschikbaar zijn en vervolgens 30 uur ingepland worden. Dat houdt in dat de medewerker indien nodig nog 8 uur beschikbaar is.
Vormen van beschikbaarheid
Tijdens de contractbespreking hebben jullie gezamenlijk de uren besproken. Het zijn deze terugkerende uren voor een bepaalde periode (wekelijks of maandelijks) waarvoor de medewerker beschikbaar moet zijn. Dat wil niet zeggen dat de medewerker de gehele week op alle momenten beschikbaar is.
Door de beschikbaarheid van je medewerker op te vragen, breng je in kaart wanneer je de medewerker wel kunt inplannen. Een basisrooster maken helpt om een goed overzicht te krijgen. Daarnaast is er uitzonderlijke beschikbaarheid. Dit zijn de momenten waarop een medewerker extra kan werken naast het werkrooster.
Minder roosterwijziging
Of je nu in Excel werkt of in een online planningstool, zomaar een roosterwijziging aanbrengen is geen goed idee. Dat moet je ook niet willen als werkgever. Je werkt met mensen, mensen hebben behoeftes en zijn geen pionnen die je random kunt verschuiven.
Je kunt beter samen werken met je medewerkers. Vraag aan je team wanneer iedereen beschikbaar is en maak hiervan een duidelijk overzicht. Met deze gegevens kun je een basisrooster maken, een herhalend en individueel werkrooster met daarin de standaard beschikbaarheid van je medewerkers. Vraag dan ook regelmatig naar de behoeften en wensen van je medewerkers, alleen op deze manier blijft het basisrooster up to date. Wil je meer weten over het maken van een basisrooster? Lees dan hier verder ‘Hoe maak ik een basisrooster?‘.
Noteer daarnaast ook de uitzonderlijke beschikbaarheid. Het gaat je enorm veel tijd besparen als je niet eerst rond hoeft te bellen of er überhaupt wel iemand beschikbaar is. Overleg bijvoorbeeld maandelijks of om de 4 weken naar hun tevredenheid. Zijn ze tevreden over de uren? Of willen ze meer of juist minder werken? Komen er veranderingen aan in hun beschikbaarheid?
Een terugkerende heldere communicatie zorgt ervoor dat het overzicht actueel blijft. Hierdoor kun je blijven voldoen aan de behoeftes van je team en zul je direct merken dat er minder roosterwijzigingen achteraf plaatsvinden. Je zult ook merken dat wanneer er roosterwijzigingen achteraf plaatsvinden, je sneller kunt schakelen omdat je meer inzicht hebt. In het actuele overzicht kun je direct zien wie er ingeroosterd kan worden.
Wat levert een actueel overzicht van de beschikbaarheid op
Doordat je regelmatig aan je team vraagt of ze tevreden zijn over het werkrooster, voelen de medewerkers zich gehoord. Je creëert een gevoel van medezeggenschap en dit zorgt voor betrokkenheid en een betere balans tussen werk en privé. Een basisrooster maken helpt bij het creëren van een duidelijk overzicht en het zorgt voor een stabiel werkrooster met een soepel verloop. Er ontstaan minder roosterwijzigingen omdat je medewerkers weten waar ze aan toe zijn.
Het is belangrijk dat je team tevreden is over het werkrooster want tevreden medewerkers zorgen voor betere resultaten en een fijne samenwerking. Door de fijne samenwerking zullen je medewerkers het niet zo vervelend vinden om zo nu en dan voor elkaar in te vallen. Jij en je team kunnen hierdoor sneller schakelen bij een roosterwijziging. Je gaat samenwerken met je team in plaats van vertellen wanneer ze moeten werken 😉 Dit zorgt ervoor dat je goede medewerkers behoud en dat wil uiteraard iedere organisatie.
Dit zorgt voor meer verbinding waardoor je medewerkers met meer plezier naar het werk gaan. Meer plezier op de werkvloer betekent meer productiviteit. Tevens verlaag je hierdoor het ziekteverzuim en zullen er dus ook minder roosterwijzigingen voorkomen. Er ontstaat een mooie balans in je personeelsplanning.
Hoe krijg ik meer inzicht in de beschikbaarheid
– Maak duidelijke afspraken. Bijvoorbeeld; laat je team 4 weken van te voren hun beschikbaarheid doorgeven
– Ontvang de beschikbaarheid via email of als je gebruik maakt van een planningspakket, via de app. Let op, niet mondeling! Dat kan makkelijk vergeten worden en kan leiden tot miscommunicaties.
– Geef altijd een heldere terugkoppeling van de ontvangen beschikbaarheid
– Communiceer goed als je bijvoorbeeld niet kunt voldoen aan de behoeftes van je medewerkers
– Creëer voor je planning een duidelijk overzicht van de (niet) beschikbaarheid, hierdoor ontstaat er meer inzicht
– Overleg met regelmaat of je medewerkers nog tevreden zijn over het werkrooster
Uiteraard begrijp ik dat het bijhouden van een overzicht soms kan voelen als een tijdrovende klus, maar het is wel een hele belangrijke klus. Jouw medewerkers zorgen namelijk voor een goed lopend bedrijf, zij zijn de kern. Als jou team tevreden is zullen er minder roosterwijzigingen voorkomen wat bijdraagt aan een goed lopend bedrijf.
Een roosterwijziging achteraf kan natuurlijk altijd voorkomen. De kunst is om met zo ‘min mogelijk’ overleg een medewerker in te roosteren. Je gaat veel tijd besparen als je niet meer zoveel op en neer hoeft te bellen. En dat is alleen mogelijk door de juiste communicatie waardoor je meer inzicht krijgt en vervolgens een overzicht maakt voor jezelf en je team.
Slimme hulp
De huidige technologie helpt ons hierbij. Communiceer via Onduro en het legt in een handomdraai jouw afspraken vast in een realtime overzicht. Hierdoor bespaar je veel tijd en is iedereen altijd op de hoogte. Medewerkers kunnen zelf hun beschikbaarheid opgeven in de online omgeving (via de app), hierdoor beschik je altijd over een actueel overzicht. Doordat je meer inzicht hebt in de beschikbaarheid van je medewerkers kun je blijven voldoen aan de behoeftes. Hierdoor verminder je de kans aanzienlijk op een roosterwijziging achteraf.
Je medewerkers kunnen ook hun vakantie aanvraag indienen via de app. Dit kan de beheerder vervolgens goed- of afkeuren. Bij goedkeuring wordt het direct verwerkt in het realtime rooster. Omdat iedereen inzicht heeft in het realtime rooster creëer je een heldere communicatie met zo min mogelijk overleg. Of ben je opzoek naar de juiste medewerkers voor een dienst? Verstuur in de app van Onduro een open dienst. De betrokken medewerkers ontvangen hierover een melding waarvoor ze zich kunnen aanmelden of inschrijven. Deze manier van communiceren gaat vele malen sneller dan het op en neer bellen. Daarnaast kun je blijven voldoen aan de behoeftes van je medewerkers, omdat ze zich zelf aanmelden voor een dienst. Dit betekent dat je veel minder tijd hoeft te besteden aan je personeelsplanning.
Plannen is zoveel meer dan je medewerkers vertellen wanneer ze moeten werken
Ben je het met mij eens? En wil jij meer te weten komen over een goede personeelsplanning? In het E-BOOK dat je gratis kunt downloaden vertel ik je alle tips en tricks over het plannen voor groei. Waarom zou je moeilijk doen als het ook makkelijk kan 🙂
