Online kloksysteem voor efficiënte urenregistratie
De bedrijfsvoering ontwikkelt zich razendsnel, zowel ook de manier waarop we arbeidstijden registreren en beheren. Een van de meest opvallende ontwikkelingen is het kloksysteem in een online personeelsplanning. Organisaties hoeven tegenwoordig niet meer gebruik te maken van meerdere softwareprogramma’s. Je hebt voortaan een kloksysteem, urenregistratie en de personeelsplanning in één. Het gebruiken van deze technologie verbetert niet alleen de nauwkeurigheid van tijdregistratie, maar leidt ook tot tal van voordelen voor zowel werkgevers als werknemers. In dit artikel duiken we dieper in de wereld van een online kloksysteem.
Hoe een kloksysteem werkt
Laten we eerst gaan bekijken hoe een kloksysteem in een online personeelsplanning werkt. Een kloksysteem is een geautomatiseerd systeem dat de aankomst- en vertrektijden van medewerkers vastlegt. Een online kloksysteem laat ook zien op welke locatie medewerkers inchecken. Doordat het kloksysteem is gekoppeld aan een urenregistratie, worden de arbeidsuren automatisch verwerkt in de urenregistratie. En doordat de urenregistratie is gekoppeld aan een online personeelsplanning houdt de software niet alleen de arbeidsuren bij maar ook de verlofuren, ziekteverzuim en vakantie-uren worden nauwkeurig bijgehouden. Deze moderne vorm van automatisering scheelt ontzettend veel handelingen voor werkgevers maar ook voor medewerkers.
Medewerkers hebben toegang via een app op hun telefoon. Door in te loggen met een eigen code, vingerafdruk of gezichtsherkenning kunnen ze inchecken wanneer ze op locatie zijn en uitchecken zodra de dienst erop zit. Hierdoor kan het kloksysteem de exacte tijd registreren en werkgevers kunnen zien of medewerkers op locatie zijn. De gegevens worden direct geregistreerd in een digitale urenregistratie. Dit resulteert in een real-time overzicht van de aanwezigheid op locatie van medewerkers.
Stel je voor; een groot bedrijf heeft meerdere vestigingen op verschillende locaties door heel Nederland. Met een online kloksysteem kunnen medewerkers op elke locatie moeiteloos in- en uitchecken. Dit zorgt ervoor dat managers voortdurend een actueel overzicht hebben van de aan- en afwezigheid. Ook blijft de manager hierdoor op de hoogte hoe laat iedereen en op welke locatie iedereen aanwezig was. Na het uitchecken van een dienst worden de arbeidsuren automatisch verwerkt in de urenregistratie. Dit minimaliseert het risico op fouten en verlaagt de administratieve last voor de HR-afdeling.
Verplichten urenregistratie
Als werkgever moet je kunnen aantonen wanneer een medewerker arbeidstijd heeft verricht. Dit staat beschreven in het artikel 4.3 Arbeidstijdenwet. Het gaat hierbij om het registreren van arbeids- en rusttijden van je medewerkers.
Dit houdt in; het tijdstip wanneer de arbeid begint, de genomen pauzes en de eindtijd. Niet alleen de gewerkte uren en de pauzes worden geregistreerd, denk hierbij ook aan de ADV uren, verlof, vakantie uren en ziekteverzuim. De Nederlandse Arbeidsinspectie (Voorheen Sociale Zaken en Werkgelegenheid) kan hierdoor controleren of de wet wordt nageleefd. Met een online kloksysteem voldoe je meteen aan de wet en regelgeving, de uren worden automatisch in een overzicht geregistreerd.
Voordelen van een online kloksysteem
1.Nauwkeurigheid
Een van de grootste voordelen is de nauwkeurigheid van de tijdregistratie. De arbeidsuren worden zo nauwkeurig geregistreerd, dat fouten door het handmatig invoeren of het niet meer kunnen lezen van urenbriefjes verleden tijd zijn. Hierdoor uDit resulteert in een correcte urenregistratie en een foutloze loonadministratie.
2.Foutloze loonadministratie
Gesproken over de loonadministratie, door de automatisering van de arbeidsuren wordt de loonadministratie veel eenvoudiger. Er worden minder fouten gemaakt en werkgevers besteden minder tijd aan de administratie doordat ze kunnen vertrouwen op de real-time gegevens. Het resulteert niet alleen in een foutloze administratie en tijdsbesparing maar het zorgt er ook voor dat medewerkers eerlijk verloont worden.
3.Realtime gegevens
Een kloksysteem in een online personeelsplanning zorgt ervoor dat werkgevers altijd toegang hebben tot real-time gegevens over de af-en aanwezigheid van medewerkers. Hierdoor kan er snel gereageerd worden op roosterwijzigingen of verandering in de personeelsbezetting. Door de real-time gegevens en analyses wordt er beter ingespeeld op de bedrijfsdoelen.
4.Personeelsbehoefte
Door het kloksysteem en de real-time gegevens kun je beter anticiperen op de personeelsbehoefte. Wanneer je ziet dat een medewerker structureel te laat of afwezig is, kun je hier snel op inspelen. Hierdoor kun je als organisatie blijven voldoen aan de behoefte van het team waardoor de productiviteit hoog blijft. Dit leidt tot een efficiënte personeelsplanning die zorgt voor een goede en stabiele personeelsbezetting. Hierdoor worden de piekuren beter beheerd en worden de overuren geminimaliseerd.
5. Wet- en regelgeving in een online personeelsplanning
Wanneer je gebruik gaat maken van een kloksysteem in een online personeelsplanning is het belangrijk om op de hoogte te zijn van de wet- en regelgeving. Arbeidstijden en cao’s variëren per branche. Het in- en uitchecken in een kloksysteem biedt echter de mogelijkheid om eenvoudig te voldoen aan de arbeidsuren, pauzes en overuren. Het systeem geeft namelijk waarschuwingen wanneer medewerkers dreigen de maximaal toegestane werktijden te overschrijden.
6.Transparantie en medewerkerstevredenheid
De technologie is niet alleen een groot voordeel voor werkgevers maar ook medewerkers profiteren van deze vooruitgang. Door de uren die medewerkers in- en uitchecken automatisch verwerkt worden ervaren ze meer transparantie dan ooit tevoren. Het geeft een gevoel van eerlijkheid en vertrouwen. En dit verhoogt de algemene tevredenheid en betrokkenheid aanzienlijk en daarnaast zorgt dit ervoor dat medewerkers betrokken blijven.
Conclusie kloksysteem, urenregistratie en personeelsplanning in één
In een wereld die continu evolueert, is het ontzettend waardevol om mee te gaan met de moderne technologie. Het streven naar een efficiënte personeelsplanning zal niet alleen helpen met het verminderen van fouten of tijdsbesparing, maar het zal ook de medewerkerstevredenheid hoog houden. Dat ontzettend goed bijdraagt aan een mooie groei van elke organisatie. Dit is nog eens goed time management.
Kloksysteem in ONDURO
Laten we eens kijken hoe het in- en uitchecken werkt in het planningssysteem van ONDURO. ONDURO is opgebouwd uit modules, hierdoor zie je alleen de modules waar jij ook daadwerkelijk gebruik van maakt. Dit houdt ONDURO overzichtelijk en is één van de redenen waarom ONDURO zo gebruiksvriendelijk is.
Wanneer je de check-in module activeert, zal deze knop direct zichtbaar worden voor de medewerkers. De check-in module is gekoppeld aan de planning, hierdoor kan ONDURO een nauwkeurige urenregistratie bijhouden. Het is voor medewerkers heel eenvoudig om hun dienst in en uit te checken, dat gebeurt via hun eigen online omgeving. De app van ONDURO kunnen ze gratis downloaden in de App store en Google play.
Wanneer medewerkers een dienst hebben in- en uitgecheckt, worden de uren automatisch verwerkt, vergeleken met de planning en verrekend met de rest van de uren. Dankzij deze automatisering scheelt het ontzettend veel handelingen, vooral vergeleken bij het handmatig invoeren. Het is tijdbesparend en het vermindert de kans op menselijke fouten aanzienlijk!
Wil je zelf het gemak van het kloksysteem in ONDURO ervaren? Laat dan hieronder je mailadres achter en wij sturen direct een demo naar je toe. Let op; je kunt er twee weken geheel vrijblijvend gebruik van maken, zonder dat je ergens aan vast zit.
