Voordelen van een online urenregistratie
Vind je het ook zo vervelend als er een miscommunicatie of een discussie ontstaat over de gewerkte uren? Met een medewerker of met een opdrachtgever zelf. En verlies je wel eens het overzicht of vergeet je door de drukte van de dag om de uren in te vullen? Heel herkenbaar voor veel ondernemers. De urenregistratie van je medewerkers bijhouden is een tijdrovende klus, vooral wanneer je de uren handmatig moet invoeren. Maar het is wel één van de belangrijkste aspecten binnen een bedrijf. Ondanks dat het veel tijd kost en niet terug te verdienen is, moet het toch gebeuren. Sterker nog, het is verplicht om in Nederland een urenregistratie bij te houden. Lees hierover meer “ Urenregistratie van medewerkers verplicht? ”.
In dit artikel neem ik je graag mee in de voordelen van een online urenregistratie. Want het hoeft helemaal geen tijdrovende klus te zijn.
Waarom een online urenregistratie?
Een software voor een online urenregistratie is de toekomst. Het bespaard je enorm veel tijd, het vermindert de menselijke fouten en het creëert een duidelijk en actueel overzicht. Het voorkomt miscommunicaties en discussies over de uren met je medewerkers en je opdrachtgevers. Lees verder voor alle voordelen van een online urenregistratie.
1. Voorkom discussies in urenregistratie app
Niets is zo vervelend dan een discussie over uren met je medewerkers. Vooral wanneer de opdrachtgever erbij betrokken is. Kom er dan maar eens achter wat de correcte aantal uren zijn.
Oplossing
Digitale handtekening: Laat de opdrachtgever de uren digitaal ondertekenen nadat een dienst erop zit. Dit gebeurt digitaal in de urenregistratie app van een medewerker. Door de uren te laten ondertekenen krijg je een directe goedkeuring van de medewerker en de opdrachtgever.
Verantwoordelijkheid medewerkers: Laat je medewerkers na een gewerkte dienst zelf hun uren invullen. De medewerkers zijn hierdoor verantwoordelijk voor hun eigen uren. De ingevulde uren worden direct doorgestuurd naar de werkgever. En na goedkeuring van de werkgever gaat het direct door naar de urenregistratie.
Dit voorkomt misverstanden, discussies en tevens fraude. De ingevulde uren zijn altijd actueel en daardoor betrouwbaar.
2. Altijd een actueel overzicht
Ontzettend frustrerend wanneer je het overzicht dreigt te verliezen of de uren niet terug kunt vinden. Dat kan komen doordat iemand zijn uren nog niet heeft doorgestuurd, of misschien ben jij het zelf vergeten om de uren (handmatig) in te vullen. Is het urenbriefje kwijtgeraakt, of is er een mail niet aangekomen? Wat een klus om dat op te lossen. Op deze manier blijf je op en neer bellen, appen en/of mailen.
Oplossing
Beheren in één app: Wanneer je gebruikt maakt van een online urenregistratie beheer je alles in één app. Wanneer er iets verandert in de urenregistratie, krijgen alle betrokken medewerkers hierover een melding. Op deze manier is iedereen altijd op de hoogte en blijft het overzicht bewaakt.
Melding uren invullen: De medewerkers hebben verantwoordelijkheid over het invullen van hun uren in de urenregistratie app. De medewerkers en de werkgever krijgen dan ook automatisch een melding wanneer dit niet is voldaan. Hierdoor is er altijd een duidelijk overzicht van de verwachte uren.
Uren goedkeuren: Doordat de werkgever de ingevulde uren eerst digitaal moet goedkeuren, voordat het naar de online urenregistratie gaat, blijf je altijd de controle en het overzicht houden. Geen urenbriefjes meer die je kan kwijtraken of mailtjes die je er weer bij moet zoeken.
Uitgebreide rapportage: De ingevulde en daarna goedgekeurde uren komen in de urenregistratie app terecht. De rapportage biedt uitgebreide filters. De filtermogelijkheden zorgen voor een snel en duidelijk overzicht.
3. Vermindert menselijk fouten
Wie kent het niet. De uren zijn verkeerd ingevuld door jou of door de medewerker zelf. Het handmatig invoeren is niet alleen een tijdrovende klus maar ook nog eens enorm foutgevoelig. Je bent nog net op tijd om de uren te wijzigen of het word verrekend bij de volgende loonadministratie.
Oplossing
Inzage overzicht: door de urenregistratie te beheren in één app heeft de werkgever en de medewerker altijd inzage in het urenoverzicht. Hierdoor is de online urenregistratie altijd up to date.
Dienst bevestigen: Laat de medewerkers een dienst bevestiging, hieraan zit een shift gekoppeld. Uiteraard kan dit gewijzigd worden door de medewerker zelf wanneer er een verandering plaats vind. Stop met de uren mailen, appen of opschrijven.
Uren goedkeuren: de planning is de basis voor de urenregistratie. De planning wordt een rooster. In het rooster, na een gewerkte dienst, bevestigen de medewerkers hun uren. De beheerder of planner keurt de uren daarna goed d.m.v. op een duimpje omhoog te drukken. De goedgekeurde uren gaan direct naar de online urenregistratie waar de rapportage klaar staat.
Rapportage uitdraaien: met één druk op de knop draai je de uren rapportage uit, wat vervolgens naar je loonadministratie kan. Een online urenregistratie kan ook geautomatiseerd worden, hiervoor wordt op maat een API koppeling gemaakt naar jou loonadministratie of accountant. Het handmatig invullen is dus niet meer nodig, dit vermindert enorm de kans op fouten.
4. Makkelijk factureren
Facturen maken kan soms een puzzel zijn. De uren van alle betrokken medewerkers moeten bij elkaar verzamelt worden, daar kan veel tijd in gaan zitten.
Oplossing
Actueel overzicht: doordat het overzicht in een online urenregistratie elke dag actueel is, ben je altijd op de hoogte van de inkomsten en uitgavens.
Filters: door de filtermogelijkheden in de rapportage zijn de uren van de betrokken medewerkers heel makkelijk en snel te vinden. Hierdoor is het maken van een factuur heel snel en overzichtelijk. Dit vermindert de kans op menselijke fouten.
5. Geen miscommunicaties meer
Miscommunicaties, heel menselijk. Maar dit kunnen we verminderen door samen te werken met een software.
Oplossing
Check in/out: Laat je medewerkers in en uit checken. Wanneer de medewerkers incheck zal deze data automatisch gekoppelt worden aan de ingeplande dienst. Hierdoor ontstaat er een duidelijk overzicht en de gewerkte uren worden direct geregistreerd.
Vakantie aanvraag online indienen: Vraag aan je medewerkers om hun vakantie aanvraag online in te dienen. Nadat de werkgever de aanvraag heeft goedgekeurd, wordt de vakantie periode direct geregistreerd in de urenregistratie app.
Beschikbaarheid: Vraag ook aan je medewerkers of ze hun (niet) beschikbaarheid willen invullen. Dit voorkomt misverstanden en is er altijd een duidelijk overzicht van beschikbaarheid. De (niet) beschikbaarheid van je medewerkers komt direct in het rooster te staan.
Uren bevestigen en goedkeuren: De beheerder of planner maakt de planning. De planning wordt een rooster voor de medewerkers. In het rooster staat een dienst met daaraan een shift gekoppeld. Na een gewerkte dienst bevestigd de medewerker zijn dienst met de gekoppelde shift. De beheerder of planner keurt de dienst goed of af met één druk op de knop. De goedkeurde diensten gaan naar de urenregistratie app en er staat direct een rapportage klaar.
Makkelijk overzicht: Creëer een duidelijke en actuele urenregistratie voor je medewerkers. Er ontstaan minder misverstanden en minder vragen wanneer de medewerker inzage heeft in zijn gewerkte uren, verlof uren en afwezigheid.
Voordelen van een online urenregistratie
Vaak wordt er gedacht dat je enige kennis nodig hebt om met een online personeelsplanning aan de slag te gaan. Of dat je onderneming niet groot genoeg is. Maar in tegendeel, een online personeelsplanning zoals Onduro is voor iedereen geschikt en voor iedereen betaalbaar.
Ben jij nieuwgierig geworden naar hoe Onduro eruit ziet en wil je zelf alle voordelen van een online urenregistratie ervaren? Meld je nu aan en ontdek Onduro twee weken gratis, zonder ergens aan vast te zitten. Tot snel!
