Voordelen van verzuimregistratie – Wat mag er niet en wel?
Een verzuimregistratie is een ontzettend belangrijk aspect voor bedrijven van elke omvang. Toch wordt het vaak vergeten. Het bijhouden van het verzuim is niet alleen wettelijk verplicht, maar het bewaakt ook de gezondheid en productiviteit van het personeelsbestand. In deze blog gaan we dieper in op het belang van een verzuimregistratie, wet en regelgeving, de voordelen van verzuimregistratie en hoe je het handig en meteen kunt inrichten binnen je bedrijf.
Verzuimregistratie
Een verzuimregistratie gaat over het bijhouden van de afwezigheid van iedere medewerker. Je registreert het moment van ziekmelding tot het moment dat diegene zich weer beter meldt. Dit kan verschillende redenen hebben, zoals ziekte, vakantie, zwangerschap of andere redenen. Maar noteer de reden van het verzuim niet, de medewerker is namelijk wettelijk niet verplicht om de reden van afmelding erbij te vermelden. Je zult zien dat medewerkers dit er meestal toch bij vermelden, voornamelijk wanneer het een eenvoudige reden is.
Voordelen van verzuimregistratie
Een goede verzuimregistratie is ontzettend handig bij het inplannen van de juiste medewerkers of om snel te kunnen zien hoe vaak iemand zich heeft afgemeld. Maar het heeft nog veel meer te bieden. Voordelen van verzuimregistratie:
1. Kostenbesparing
Met een goede verzuimregistratie kan een organisatie de kosten van verzuim beter beheren. Dat komt doordat bedrijven meer inzicht krijgen in het totaal en de duur van het verzuim. Hierdoor kunnen ze de kosten minimaliseren en eventuele maatregelen nemen.
2. Productiviteit
Het regelmatig of ongepland verzuim kan de productiviteit van een organisatie veel schade aanrichten. Dat komt doordat er ongepland en vlug op zoek wordt gegaan naar vervanging. Wanneer dit regelmatig gebeurt en er hierdoor geen rekening gehouden wordt met de medewerkers, kan dit dus veel schade aanrichten. Met een goede verzuimregistratie kun je het verzuim voorspellen en inplannen zodat er op tijd vervanging geregeld kan worden. Hierdoor houdt je als werkgever de medewerkers tevredenheid hoog, dat zorgt voor een hoge productiviteit op de werkvloer.
3. Gegevens analyseren
De verzuimregistratie analyseert waardevolle gegevens, die vervolgens weer gebruikt kunnen worden om het bedrijfsbeleid te optimaliseren. Met de gegevens kun je de personeelsbezetting, trends en patronen analyseren.
4. Werknemersbetrokkenheid
Wanneer er een goede verzuimregistratie aanwezig is, vergroot dit het vertrouwen van medewerkers. Dat komt omdat medewerkers weten dat hun afwezigheid eerlijk wordt geregistreerd en behandeld. Door transparant te zijn en de medewerkers erbij te betrekken, creëer je betrouwbaarheid en tevredenheid.
5. Makkelijk plannen
Met een goede verzuimregistratie kun je meteen zien wie er wel of niet aanwezig is. Hierdoor wordt het plannen eenvoudiger en je zult sneller kunnen schakelen bij een roosterwijziging.
6. Voldoen aan de wet en regelgeving
Je voldoet meteen aan de wet en regelgeving omdat de verzuimregistratie exact bijhoudt wanneer iemand zich heeft afgemeld en hoe lang diegene al is afgemeld. Wanneer een medewerker ziek wordt zul je de ziekmelding moeten doorgeven aan de arbodienst of eventuele bedrijfsarts. Doe dit altijd binnen 24 uur!
Wat mag je wel en niet vragen bij verzuim
Hoe zit het nu met de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming? Welke vragen mag je wel of niet stellen aan een medewerker bij verzuim? Omdat het je ontzettend duur kan komen te staan als er niet aan de regels gehouden wordt, zetten wij graag op een rij wat wel en niet mag. Een boete van de Autoriteit Persoonsgegevens kan namelijk oplopen tot maximaal 20 miljoen euro of 4 procent van de wereldwijde omzet van een bedrijf.
Wel
Aan de medewerkers mag je wel om informatie vragen waarmee je kunt inschatten hoe lang iemand wegens ziekte afwezig zal zijn. Ook kun je vragen stellen over de werkzaamheden die overgenomen moeten worden of eventuele contactgegevens. Op een rij:
– Tijdstip en datum van ziekmelding
– Telefoonnummer en (verpleeg) adres
– Lopende afspraken en werkzaamheden
– Vermoedelijke duur van het verzuim
– Of de medewerker onder een van de vangnetbepaling van de ziektewet valt (je mag niet vragen onder welke vangnetbepaling)
– Of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval
Niet
Het is heel menselijk om te vragen waar iemand last van heeft. Je bedoelt het goed maar vanuit de AVG mag dit niet gevraagd worden en al helemaal niet vastgelegd worden. Ook wanneer de medewerker zelf de reden van verzuim vertelt, mag je dit niet registreren. Je mag een ziekte van een medewerker alleen vastleggen (na toestemming) wanneer het een ziekte is waarbij directe collega’s moeten weten hoe te handelen in geval van nood, denk hierbij aan epilepsie of suikerziekte.
– Je mag de aard van de ziekte niet vragen, nog niet vastleggen
– Ook niet de oorzaak van de ziekte
– En daarnaast mag je ook niet vragen om de beperkingen en de mogelijkheden, wat iemand wel of niet kan. Dit zegt namelijk iets over de gezondheid.
Voorbeeldvragen die je mag stellen bij ziekteverzuim
Wil je me vertellen wat er aan de hand is?
Het is aan de medewerker of hij de reden van ziekteverzuim verteld of liever verzwijgt. Maar blijf opletten, noteer de reden van het verzuim niet.
Hoe gaat het met je?
Je mag belangstelling tonen, de medewerker vindt het waarschijnlijk ook niet fijn om ziek te zijn. Misschien kun je iets voor de medewerker betekenen, laat de medewerkers gehoord voelen.
Hoe lang denk je afwezig te zijn?
Dit is vaak lastig om aan te geven maar de medewerker weet vaak wel of het een paar dagen is of voor een langere tijd.
Welke werkzaamheden moeten er opgevangen worden?
De kans is groot dat er werkzaamheden opgevangen moeten worden, werkzaamheden die niet kunnen blijven liggen. Vraag aan de medewerker welke taken kunnen wachten en welke opgevangen moeten worden door een collega.
Zijn er afspraken die geannuleerd moeten worden?
Vraag of de medewerker zelf de afspraken annuleert of dat iemand anders dat moet oppakken.
Wat spreken we af?
Houdt je telefonisch contact? Wanneer is het eerste contactmoment? Wie neemt er contact op? Het is belangrijk om hierover afspraken te maken en om regelmatig contact te houden met de medewerker, ook bij langdurige ziekte.
Goede verzuimregistratie
Uiteraard kun je de verzuimregistratie, net als het rooster, registreren in Excel. Maar let wel op, Excel is een foutgevoelig programma. Dus pas op dat er geen data verloren gaat wanneer er een aanpassing wordt gemaakt. Een andere manier is om een verzuimregistratiesysteem te gebruiken, dit systeem helpt om een goed overzicht te behouden. Het houdt het verzuim online bij voor kort en langdurig verzuim. Er zijn systemen die je precies vertellen wat en wanneer je moet doen voor een succesvolle re-integratie, dat is vooral handig bij langdurig verzuim.
Verzuim registreren in een planning software
Een andere oplossing is het verzuim registreren in een planning software. Het verzuim wordt dan geregistreerd samen met de vakantie en verlofuren. Op deze manier heb je alles duidelijk in één app en in één overzicht. Met de planning software Onduro kun je medewerkers heel eenvoudig ziekmelden. Vanuit de planning kun je iemand op afwezig zetten, je kunt zelfs aangeven hoeveel procent de medewerker krijgt doorbetaald. De planning software Onduro registreert het verzuim en zet het vervolgens in een helder overzicht, waar je makkelijk kunt zien wanneer iemand is afgemeld en voor hoelang iemand al is afgemeld.
Verzuim registreren in ONDURO
Wil je zien hoe de verzuimregistratie in ONDURO werkt? Meld je dan nu aan voor de demo. In de GRATIS demo kun je spelen met de mogelijkheden, hierdoor kun je bekijken of het past bij jouw organisatie.
