Voorkom misverstanden met een online urenregistratie
Niemand wil misverstanden over de gewerkte uren met een klant of met één van de medewerkers. Het kost tijd maar ook energie om het vervolgens weer op te lossen. Maar helaas komen misverstanden regelmatig voor, dit kan al snel gebeuren als je even niet goed oplet of als je net dat ene werkbriefje kwijt bent. Tegenwoordig zijn er mooie oplossingen om misverstanden te voorkomen. En ik kan jou vertellen dat een online urenregistratie de oplossing is. Waarom? Lees dan gauw verder en kom erachter hoe een online urenregistratie jou organisatie kan helpen.
4 manieren om misverstanden te voorkomen
In een online urenregistratie hoef je de data niet meer handmatig in te vullen, alles is namelijk geautomatiseerd. Dat komt doordat alles onderling aan elkaar gekoppeld is. In deze blog leg ik vier voordelen uit van een online urenregistratie, die ervoor zorgen dat de kans op misverstanden en miscommunicaties aanzienlijk verlagen.
Voordeel 1. Verantwoordelijkheid bij de medewerker
Wanneer je medewerkers zelf hun uren door laat geven, beschik je altijd over de correcte uren. Zorg ervoor dat iedereen na elke dienst de uren doorgeven, op deze manier bewaak je het overzicht voor jou en je medewerker. Door iedereen zelf de uren in te laten vullen, leg je een bepaalde verantwoordelijkheid bij henzelf neer. Je zult merken dat er vrij snel een betere communicatie gaat ontstaan.
In ONDURO kunnen ze bijvoorbeeld na elke dienst heel simpel op een ‘duim omhoog’ klikken, waarna de dienst direct doorgestuurd wordt naar de beheerder. Wanneer er wordt overgewerkt kunnen medewerkers dit handmatig aanpassen en berekend ONDURO direct de over uren. Doordat er geen urenbriefjes meer verloren kunnen gaan of uren die vergeten worden om bij te houden, is de kans op misverstanden aanzienlijk klein.
Voordeel 2. Uren laten goedkeuren door werkgever
Zodra de uren door een medewerker zijn doorgegeven, komt er een melding binnen bij de beheerder. De beheerder ziet precies waar, wanneer en hoeveel uur de medewerker heeft gewerkt. Ook kan hij zien of er eventuele bijzonderheden zijn, dat kan de medewerker laten weten via de notities bij een dienst. De beheerder kan de uren nu goedkeuren of afkeuren. Als de uren worden afgekeurd dan worden de uren teruggestuurd naar de betreffende medewerker met de reden van afkeuring erbij vermeld. Wanneer de uren worden goedgekeurd, wordt het direct doorgestuurd naar de urenregistratie.
Door online te communiceren kunnen er veel minder fouten ontstaan omdat je beide in dezelfde online omgeving aan het werk bent. In Onduro is het heel overzichtelijk doordat er 3 verschillende fases zijn;
– Fase 1 is ‘op te geven uren’
– Fase 2 is ‘in afwachting’
– Fase 3 is ‘bevestigd’
In fase 1 staan alle uren die nog ingevuld moeten worden. Dus de medewerkers hebben hun uren nog niet doorgegeven. In fase 2 staan de uren die zijn doorgegeven door de medewerkers en die nu wachten om goed- of afgekeurd te worden door de beheerder. In fase 3 staan alle uren die zijn doorgegeven door de medewerkers en vervolgens zijn goedgekeurd door de beheerder.
Voordeel 3. Actueel overzicht van de urenregistratie
In de urenregistratie staan alle uren die door de 3 fases zijn gegaan. Ingevuld, goedgekeurd en bevestigd. Doordat de uren door verschillende fases zijn gegaan, zijn de uren correct en altijd actueel en is er weinig tot geen kans op een misverstand. Ook omdat jij en je medewerker beide inzicht hebben in de urenregistratie, op deze manier is iedereen altijd op de hoogte van de stand van zaken.
Ook is het mogelijk om medewerkers te laten in en- uit checken via het online kloksysteem. Doordat het online kloksysteem is gekoppeld aan de personeelsplanning in Onduro, beschik je altijd over de correcte uren en kun je ten aller tijden zien waar je medewerkers aan het werk zijn.
In Onduro heeft iedereen in zijn online omgeving een afdeling urenregistratie. Hier kan een medewerker heel snel en makkelijk terug vinden wanneer waar en hoeveel uur er is gewerkt. De urenregistratie is door de beheerder te downloaden, om vervolgens verstuurt te worden naar de loonadministratie.
Voordeel 4. Opdrachtgever laten tekenen
Dit is een hele handige module om nog meer misverstanden te voorkomen, de gewerkte uren laten ondertekenen door de opdrachtgever. Je kent het wel, medewerkers gaan met werkbriefjes naar het werk en na de dienst laten ze het ondertekenen door de opdrachtgever. Het laten ondertekenen wordt wel eens vergeten of ze raken het werkbriefje kwijt.
In Onduro hebben we hiervoor een oplossing bedacht, het digitaal laten ondertekenen door een opdrachtgever. Na een gewerkte dienst kan een opdrachtgever in de online omgeving van de medewerker een handtekening zetten. Dit kan via een telefoon of een tablet, net wat de medewerker prettig vindt. Hierdoor heb je direct een bevestiging van aanwezigheid en goedkeuring van de uitgevoerde werkzaamheden.
Urenregistratie VS online urenregistratie
De urenregistratie, wat een klus kan het zijn om het bij te houden. Uit mijn onderzoek is gebleken dat 65 procent van de ondernemers Excel of Outlook gebruikt. Wat me natuurlijk niet verbaasd, het is heel makkelijk om de urenregistratie in Excel te maken, iedereen heeft namelijk Excel bij zijn officepakket zitten. Een urenregistratie in Excel is gratis, maar is het ook echt zo gratis als dat wij denken of is Excel een duurkoop? Het kost in ieder geval veel tijd om een urenregistratie in Excel bij te houden, dat komt grotendeels doordat de uren handmatig ingevuld moeten worden. Toch is het ontzettend belangrijk dat het goed gedaan wordt, want hierdoor creëer je een helder en actueel overzicht voor jou en je medewerkers.
25 procent van de ondernemers die ik gesproken heb, gebruikt een online urenregistratie in een planningstool online. De ondernemers die met een online urenregistratie werken, of overwegen over te stappen, geven meestal als reden dat ze tijd willen besparen en de kans op fouten willen verkleinen.
Nadat ze zijn overgestapt noemen zij als extra voordeel;
– Het niet meer handmatig hoeven invullen van de uren
– Minder misverstanden
– Altijd een actueel overzicht
– Betere samenwerking tussen werkgever en medewerker
Wat wij voornamelijk terug zien bij bedrijven die gebruik zijn gaan maken van de online urenregistratie in Onduro, is een flinke groei in het bedrijf. Doordat het doorgeven van de uren, het goedkeuren van de uren en de uren verwerken is geautomatiseerd, worden er veel minder menselijke fouten gemaakt. Ondernemers zijn hierdoor veel minder tijd kwijt aan de urenregistratie. Dit zorgt ervoor dat er vele malen beter wordt gecommuniceerd tussen werkgever en medewerkers, waardoor er ook beter samengewerkt.
Nieuwgierig geworden?
Nu je weet hoe je misverstanden kunt voorkomen met een online urenregistratie, wil je het waarschijnlijk zelf uitproberen. Dan heb ik hier de oplossing! Meld je aan en gebruik vrijblijvend de demo voor twee weken lang, zonder dat je ergens aan vast zit.
